Warum ich zu Microsoft 365 gewechselt bin

Ich bin seit Jahren Fastmail-Nutzer. Als Australier finde ich es schön, eine Firma aus Melbourne zu unterstützen, die sich seit 1999 für Privatsphäre und Unabhängigkeit starkmacht. Es ist ein wirklich guter Dienst: schnell, meistens zuverlässig, und bei mir ist noch nie eine Mail verloren gegangen.

Letzten Monat sind wir trotzdem zurück zu Microsoft 365 gezogen. Hier ist der Grund.

Es ist nicht mein erstes Mal mit Microsofts Mail-Stack. 2014 habe ich Office 365 benutzt, bevor ich zu Fastmail gegangen bin. Das Produkt hat sich seitdem stark verändert. Wichtiger noch: Unsere Anforderungen auch.

Wir sind eine kleine Investmentfirma. Eine Handvoll Nutzer. Den Wechsel habe ich nicht allein entschieden. Das Team wollte bessere Interoperabilität. Es wollte Integrationen, die tatsächlich funktionieren. Und ehrlich gesagt waren alle die Reibung leid.

Microsofts Spam-Filter ist wirklich beeindruckend

Die Zahlen erzählen die Geschichte.

Microsoft gibt an, dass sein Spam-Filter mehr als 99% der Junk-Mails abfängt und jeden Monat über fünf Milliarden Bedrohungen erkennt.¹ Wer E-Mails für über eine Million Unternehmen weltweit verarbeitet, darunter die meisten der Fortune 500, baut ein ziemlich umfassendes Netz an Bedrohungsdaten auf. Weltweit werden jeden Tag etwa 120 Milliarden Spam-Mails verschickt, und 43% aller Phishing-Versuche zielen gezielt auf Microsoft-Konten.² Microsoft hat jeden Grund, das richtig hinzubekommen.

Fastmail geht anders vor. Die Spam-Erkennung ist konservativ. Sie soll möglichst wenige Fehlalarme erzeugen und lässt dafür mehr durch. In der Theorie ist das ein vernünftiger Kompromiss. In der Praxis war mein Posteingang unbrauchbar geworden.

Jeden Morgen habe ich mich durch offensichtliche Phishing-Versuche gewühlt. Den Krypto-Quatsch gelöscht. Den Müll markiert, der es irgendwie an den Filtern vorbei geschafft hat. Ich habe den aggressiven Modus probiert. Ich habe den persönlichen Bayes-Filter monatelang trainiert. Ich habe Regeln von Hand geschrieben. Nichts hat gut genug funktioniert.

Und es lag nicht an mangelndem Einsatz. Mein persönlicher Spam-Filter hat 2.849 Spam-Mails und 2.140 Nicht-Spam-Mails gelernt. Fast fünftausend Trainingsbeispiele. Offenbar immer noch zu wenig.

Der Clou: Ich nutze iOS Mail und Mac Mail. Dort gibt es keinen „Junk melden”-Button, der mit Fastmail spricht. Bei Microsoft 365 schiebe ich etwas in den Junk-Ordner und das System lernt. Fertig. Es wird klüger.

Bei Fastmail? Da muss ich einen eigenen Ordner anlegen, ihn in der Weboberfläche auf „Learn as spam” stellen und dann E-Mails von Hand hineinziehen. Das System prüft ihn alle 24 Stunden.³ Vierundzwanzig Stunden. Um zu lernen, dass die offensichtliche Mail vom nigerianischen Prinzen tatsächlich Spam war.

Lies die Dokumentation, sie ist ziemlich verrückt. Du sollst einen „Learn spam”-Ordner einrichten, seine Eigenschaften in der Weboberfläche konfigurieren und ihn dann als manuelle Trainingswarteschlange verwenden. Dasselbe gilt für Nicht-Spam: ein zweiter Ordner, gesetzt auf „Learn as not spam”, wenn du Fehlalarme aus dem System heraustrainieren willst.

Ich würde gern die Person treffen, die sich diesen Ablauf ausgedacht hat. In welchem Universum ist „lege zwei eigene Ordner an und sortiere deine Mails von Hand für die 24-Stunden-Stapelverarbeitung” 2025 eine akzeptable Nutzererfahrung?

Ich bin nicht der Einzige. Die Stimmung im Netz ist vernichtend. Nutzer auf Hacker News und Reddit berichten dasselbe, schreiben dutzende manuelle Filter und ertrinken trotzdem im Spam.⁴ Einer beschrieb, wie er von Gmail zu Fastmail wechselte und trotz eines Jahres Training und fünfzig eigener Filter einen Posteingang „just filled with lots of spam” vorfand.

Fastmails offizielle Antwort? Trainiere deinen Filter mehr. Melde Spam gewissenhafter. Warte, bis 200+ Spam-Mails und 200+ Nicht-Spam-Mails gesammelt sind, bevor deine persönliche Datenbank greift.³ Das ist keine Lösung. Das sind Hausaufgaben.

Für mich wurde der Kompromiss einfach: Ich prüfe lieber einmal pro Woche meinen Junk-Ordner auf einen Fehlalarm, als jeden Tag zwanzig offensichtliche Phishing-Mails aus dem Posteingang zu löschen.

Die Zusage zur EU Data Boundary ist echt

Gegenüber US-Techkonzernen war ich immer aus einem Grund vorsichtig: Ich wollte nicht, dass unsere Daten außerhalb der EU verarbeitet werden.

Microsoft hat diese Rechnung im Februar 2025 geändert, als die EU Data Boundary vollständig ausgerollt war.⁵ Das war ein mehrjähriges, mehrstufiges Ingenieursprojekt über hunderte Produktteams hinweg. Phase 1 deckte 2023 Kundendaten der Kerndienste ab. Phase 2 nahm 2024 pseudonymisierte personenbezogene Daten hinzu. Phase 3, in diesem Jahr abgeschlossen, holte die Daten der professionellen Dienste in die EU: Support-Protokolle, Fallnotizen, alles.

Die Zusage ist umfassend: Daten für Microsoft 365, Dynamics 365, Power Platform und die meisten Azure-Dienste werden jetzt innerhalb der EU- und EFTA-Regionen verarbeitet und gespeichert.⁶ Wir nutzen nur Microsoft 365 und Visio, aber es zählt, dass die übergeordnete Infrastrukturzusage da ist.

Fastmails Server stehen dagegen ausschließlich in den USA, in Philadelphia und St. Louis.⁷ Trotz jahrelanger Kundenwünsche nach Infrastruktur in der EU ist nichts passiert. Die Standardantwort auf Souveränitätsbedenken lief sinngemäß auf „wir werden unsere Server nicht nach Europa verlegen” hinaus. Das verfehlt den Punkt vollkommen.

Das ist nicht nur eine Vorliebe. Für eine Investmentfirma, die im Vereinigten Königreich arbeitet, wird es zunehmend ein regulatorisches Thema. Die FCA hat Ansichten dazu, wo Kundenkorrespondenz liegt. Prüfer stellen Fragen. Wenn deine Aufsicht bei Datensouveränität ungemütlich wird, zieht „vertrau uns, wir sind aus den USA heraus DSGVO-konform” nicht.

Es gibt auch Skeptiker von Microsofts Ansatz. Bert Hubert, technischer Berater des niederländischen Wahlrats, hat Bedenken wegen der Abhängigkeit von US-Cloud-Anbietern geäußert. Frank Karlitschek von Nextcloud hat darauf hingewiesen, dass der US Cloud Act US-Behörden theoretisch unabhängig vom Speicherort Zugriff gewährt.⁸

Das sind berechtigte Bedenken. Aber Microsoft hat wenigstens eine öffentliche, dokumentierte, rechtlich bindende Zusage zur Datenhaltung in der EU gegeben, samt gestaffelter Einführung, ausführlicher Dokumentation und Prüfpfaden. Fastmail betreibt eigene Rechenzentren, mit Cloudflare (einer US-Firma) als WAF und DDoS-Schutz vor dem Datenverkehr.⁹ Verbindliche Zusagen zur Datenhaltung gibt es dort praktisch nicht.

Wer nachweisen muss, wo seine Daten liegen, hat keine Wahl.

Push-Benachrichtigungen, die wirklich funktionieren

Das ist simpel, aber wichtig.

Fastmail hat mit Apple eine Sondervereinbarung, um auf iOS Push-Benachrichtigungen zu nutzen, nicht nur IMAP Idle, sondern echten Push.¹⁰ Es sollte sofort gehen. In der Praxis ist es zum Verzweifeln unzuverlässig. Manchmal kommt eine Mail sofort an. Manchmal dauert es zehn Minuten. Manchmal feuert die Benachrichtigung gar nicht. Ich habe mich dabei ertappt, wie ich zum Aktualisieren nach unten gezogen habe, ohne je ganz sicher zu sein, dass ich den neuesten Stand habe.

Microsoft Exchange nutzt ActiveSync. Wenn ich am Laptop eine Mail abschicke, vibriert sofort mein Handy. Jedes Mal. Wenn jemand antwortet, sehe ich es sofort. Jedes Mal. Die Technik ist nicht grundsätzlich anders. Sie funktioniert nur tatsächlich.

Customer Lockbox gibt uns echte Kontrolle

Das ist das Feature, über das niemand spricht, das aber jeden interessieren sollte.

Wenn wir bei Fastmail ein Support-Ticket aufmachen, für das ein Mitarbeiter auf ein Postfach zugreifen muss, welche Kontrolle haben wir dann? Eigentlich keine. Wir vertrauen darauf, dass es gute interne Richtlinien gibt. Wir vertrauen darauf, dass der Techniker, dem das Ticket zugewiesen wurde, unsere Mails nicht zum Spaß liest. Vertrauen.

Microsofts Customer Lockbox verlangt eine ausdrückliche Freigabe, bevor ein Techniker auf unsere Daten zugreifen darf.¹¹ Wenn ein Support-Techniker an unseren Tenant muss, um ein Serverproblem zu beheben, bekommen wir eine Anfrage im Admin-Portal. Wir können sie genehmigen oder ablehnen. Jeder Zugriff wird protokolliert und geprüft. Der Zugriff ist zeitlich begrenzt, meist auf maximal vier Stunden, und wird danach automatisch entzogen.

Für eine Investmentfirma zählt dieser Prüfpfad. Mir ist ein „Zugriff anfragen”-Button, den ich ablehnen kann, lieber als blindes Vertrauen in das Ermessen eines Einzelnen.

Rechnerisch war es einfach

Wir haben schon für Fastmail über mehrere Nutzer hinweg bezahlt. Und separat für Microsoft-Office-Lizenzen. Zwei Rechnungen für etwas, das ein einziger Dienst sein sollte.

Mit Microsoft 365 Business haben wir das zusammengelegt. E-Mail, Speicher, Office-Apps: ein Abo. Teams haben wir aus offensichtlichen Gründen abgewählt (es ist verflüssigter Müll), also zahlen wir nicht für Funktionen, die wir nie nutzen würden. Unter dem Strich zahlen wir tatsächlich weniger als vorher und bekommen mehr.

Die Mehrkosten für den Sprung von „nur E-Mail” zur „ganzen Produktivitätssuite” waren am Ende negativ.

Fastmail kann eine Sache richtig gut

Das Frustrierende daran: Fastmail ist bei E-Mail wirklich hervorragend. Das Kernprodukt ist solide. Schnelle Suche, zuverlässige Zustellung, gute Verfügbarkeit.

Aber der Fokus lag darauf, den eigenen Mailclient zu pushen, den viele von uns gar nicht wollen. iOS Mail ist in Ordnung. Outlook ist in Ordnung. Wir brauchen keine weitere App. Was wir brauchten, war Interoperabilität. Integrationen. Die Möglichkeit, unseren Posteingang mit den Tools zu verbinden, die wir tatsächlich nutzen.

Stattdessen integriert sich Fastmail mit so gut wie nichts.¹² 1Password, Dropbox, ein paar Kalender-Tools. Das war’s. Keine Workflow-Automatisierung. Kein Ökosystem. Keine Möglichkeit, darauf aufzubauen, ohne alles von Grund auf selbst zu schreiben.

Und was wirklich wehtut: Wir wollten Kontrolle darüber, wo unsere Daten liegen. Seit Jahren fragen Kunden nach Infrastruktur in der EU. Die Antwort? Mehr Features für den eigenen Mailclient. Einen Offline-Modus ausliefern. Alles, nur nicht die tatsächlichen Wünsche zahlender Kunden erfüllen.

Mit dem Ökosystem von Microsoft 365 kann ich meinen Posteingang mit den Tools verbinden, die mein Team wirklich nutzt, ohne jedes Mal eigene Integrationen zu bauen. Das hat den Ausschlag gegeben.

Fastmail bleibt ein guter Dienst

Ich möchte das klarstellen: Bei seiner Kernaufgabe ist Fastmail wirklich hervorragend. Es ist schnell. Es ist meistens zuverlässig. Bei mir ist noch nie eine Mail verloren gegangen. Das Team in Melbourne hat etwas aufgebaut, das Respekt verdient, und ich empfehle es weiterhin Leuten, die einfache, unabhängige E-Mail wollen.

Aber der Spam hat uns zermürbt. Die komplett fehlende Infrastruktur in der EU, nach Jahren von Kundenwünschen, hat es für ein reguliertes Unternehmen untragbar gemacht. Und als das Team bessere Integrationen verlangt hat, konnte ich die Reibung nicht mehr rechtfertigen.

Manchmal ist die richtige Wahl nicht die, die sich ideologisch sauber anfühlt. Manchmal braucht man einfach etwas, das für alle funktioniert.

Microsoft gibt an, dass sein Spam-Filter mehr als 99% der Junk-Mails abfängt. Microsoft Defender for Office 365 ↩
Täglich werden etwa 120 Milliarden Spam-Mails verschickt, 43% der Phishing-Versuche zielen auf Microsoft-Konten. NetSec News ↩
Fastmails Spam-Lernen über IMAP-Ordner erfordert eigene Ordner mit bestimmten Eigenschaften, und das System verarbeitet sie periodisch statt in Echtzeit. Fastmail spam protection ↩ ↩²
Fastmails Spam-Filterung ist ein immer wiederkehrendes Diskussionsthema, Nutzer berichten ähnliche Erfahrungen. Hacker News ↩
Microsoft hat die EU Data Boundary im Februar 2025 abgeschlossen. Microsoft announcement ↩
EU Data Boundary documentation ↩
Fastmails Server stehen in Philadelphia, Pennsylvania und St. Louis, Missouri, ausschließlich in den USA. Wikipedia ↩
The Register: Microsoft unveils finalized EU Data Boundary ↩
Fastmail nutzt Cloudflare für WAF und DDoS-Schutz. Fastmail infrastructure ↩
Fastmail verwendet für iOS eine eigene Push-Implementierung statt des Standards IMAP Idle. Fastmail push notifications ↩
Customer Lockbox ist für Microsoft 365 E5 und gleichwertige Lizenzen verfügbar. Customer Lockbox documentation ↩
Fastmail bietet im Vergleich zu größeren Plattformen nur wenige Integrationen von Drittanbietern, vor allem 1Password, Dropbox, Morgen und ein paar Kalender-Tools. Fastmail integrations ↩