Porque mudei para o Microsoft 365

Uso o Fastmail há anos. Sendo australiano, tem a sua graça apoiar uma empresa de Melbourne que defende a privacidade e a independência desde 1999. É um serviço genuinamente ótimo. Rápido, quase sempre fiável, e nunca me perdeu um e-mail.

Mas no mês passado voltámos ao Microsoft 365. Aqui fica o porquê.

Não é a minha primeira vez com o correio da Microsoft. Usei o Office 365 em 2014, antes de passar para o Fastmail. O produto mudou muito desde então e, mais importante, também mudaram as nossas necessidades.

Somos uma pequena empresa de investimento. Meia dúzia de utilizadores. A decisão de voltar não foi só minha. A equipa queria melhor interoperabilidade. Queria integrações que funcionassem a sério. E, para ser franco, estava farta do atrito.

O filtro de spam da Microsoft é genuinamente impressionante

Os números contam a história.

A Microsoft diz que o filtro de spam apanha mais de 99% do lixo e deteta mais de cinco mil milhões de ameaças por mês.¹ Quando processas o correio de mais de um milhão de empresas em todo o mundo, incluindo a maior parte da Fortune 500, acabas por montar uma rede de informação sobre ameaças bastante completa. Enviam-se cerca de 120 mil milhões de e-mails de spam por dia em todo o mundo, e 43% das tentativas de phishing visam contas Microsoft.² Têm todo o interesse em acertar.

A abordagem do Fastmail é diferente. A deteção de spam é conservadora, pensada para reduzir ao mínimo os falsos positivos à custa de deixar passar mais lixo. Em teoria, é uma troca razoável. Na prática, a minha caixa de entrada ficou inutilizável.

Todas as manhãs eu separava tentativas de phishing óbvias. Apagava os disparates das criptomoedas. Marcava o lixo que, sabe-se lá como, passou pelos filtros. Experimentei o modo agressivo. Treinei o filtro bayesiano pessoal durante meses. Escrevi regras manuais. Nada funcionou bem o suficiente.

E não foi por falta de esforço. O meu filtro pessoal aprendeu 2 849 mensagens de spam e 2 140 mensagens que não eram spam. Quase cinco mil exemplos de treino. Pelos vistos, ainda não chega.

E agora o melhor: uso o Mail do iOS e o Mail do Mac. Não há nenhum botão “Reportar lixo” que fale com o Fastmail. Com o Microsoft 365, passo uma mensagem para o Lixo e ele aprende. Pronto. O sistema fica mais inteligente.

Com o Fastmail? Tenho de criar uma pasta personalizada, defini-la como “Aprender como spam” na interface web e depois arrastar os e-mails para lá, à mão. O sistema verifica-a a cada 24 horas.³ Vinte e quatro horas. Para aprender que o e-mail óbvio do príncipe nigeriano era, de facto, spam.

Lê a documentação deles, é uma loucura. Esperam que configures uma pasta “Aprender spam”, que definas as propriedades da pasta na interface web e que a uses como fila de treino manual. E tens de fazer o mesmo para o que não é spam, com outra pasta definida como “Aprender como não spam”, se quiseres tirar os falsos positivos do sistema.

Gostava de conhecer quem desenhou este fluxo. Em que universo é “cria duas pastas personalizadas e separa o teu correio à mão para processamento em lotes de 24 horas” uma experiência de utilização aceitável em 2025?

Não sou o único. O sentimento online é arrasador. Utilizadores do Hacker News e do Reddit contam a mesma coisa, com dezenas de filtros manuais escritos e ainda a afogar-se em spam.⁴ Um deles descreveu como passou do Gmail para o Fastmail e encontrou a caixa de entrada “só cheia de spam”, apesar de um ano de treino e de cinquenta filtros personalizados.

A resposta oficial do Fastmail? Treina mais o teu filtro. Reporta o spam com mais diligência. Espera até teres mais de 200 e-mails de spam e mais de 200 que não o sejam, antes de a tua base de dados pessoal entrar em ação.³ Isso não é uma solução. É um trabalho de casa.

A troca, para mim, ficou simples: prefiro verificar a pasta do Lixo uma vez por semana à procura de um falso positivo a apagar vinte e-mails de phishing óbvios da caixa de entrada todos os dias.

O compromisso da Fronteira de Dados da UE é a sério

Sempre fui cauteloso com as gigantes tecnológicas americanas por uma razão: não queria os nossos dados processados fora da UE.

A Microsoft mudou esta conta em fevereiro de 2025, quando concluiu a implementação da Fronteira de Dados da UE (EU Data Boundary).⁵ Foi um esforço de engenharia de vários anos e várias fases, em centenas de equipas de produto. A Fase 1, em 2023, cobriu os dados de clientes dos serviços principais. A Fase 2, em 2024, acrescentou os dados pessoais pseudonimizados. A Fase 3, concluída este ano, trouxe para a UE os dados dos serviços profissionais, ou seja, registos de suporte, notas de casos, tudo.

O compromisso é abrangente: os dados do Microsoft 365, do Dynamics 365, da Power Platform e da maior parte dos serviços Azure passam a ser processados e armazenados nas regiões da UE e da EFTA.⁶ Nós só usamos o Microsoft 365 e o Visio, mas saber que o compromisso de infraestrutura mais vasto existe conta.

Entretanto, os servidores do Fastmail continuam exclusivamente nos Estados Unidos, em Filadélfia e St. Louis.⁷ Apesar de anos de pedidos de clientes por infraestrutura na UE, não fizeram nada. A resposta habitual às preocupações de soberania tem sido uma variação de “não vamos mudar os nossos servidores para a Europa”, o que falha o ponto por completo.

Isto não é só uma preferência. Para uma empresa de investimento que opera no Reino Unido, é cada vez mais uma questão regulatória. A FCA tem opinião sobre onde vive a correspondência relacionada com clientes. Os auditores fazem perguntas. Quando o teu regulador anda de trombas por causa da soberania dos dados, o “confia em nós, cumprimos o RGPD a partir dos EUA” não chega.

Também há céticos da abordagem da Microsoft. Bert Hubert, consultor técnico do Conselho Eleitoral neerlandês, levantou preocupações sobre a dependência de fornecedores de nuvem americanos. Frank Karlitschek, da Nextcloud, apontou que o Cloud Act dos EUA dá, em teoria, às autoridades americanas acesso aos dados, estejam onde estiverem.⁸

São preocupações válidas. Mas, pelo menos, a Microsoft assumiu um compromisso público, documentado e juridicamente vinculativo com a residência de dados na UE, com implementação por fases, documentação detalhada e registos de auditoria. O Fastmail gere os seus próprios centros de dados, com a Cloudflare (uma empresa americana) a fornecer WAF e proteção contra DDoS à frente do tráfego.⁹ Os compromissos documentados deles sobre residência de dados são, na prática, inexistentes.

Para quem precisa de demonstrar onde vivem os seus dados, não há comparação.

Notificações push que funcionam mesmo

Este ponto é simples, mas material.

O Fastmail tem de facto um acordo especial com a Apple para usar notificações push no iOS. Não apenas IMAP Idle, push a sério.¹⁰ Devia ser instantâneo. Na prática, é de uma inconsistência exasperante. Às vezes o e-mail chega logo. Às vezes demora dez minutos. Às vezes a notificação nem dispara. Dava por mim a puxar para atualizar, sem nunca confiar que tinha o mais recente.

O Microsoft Exchange usa ActiveSync. Quando envio um e-mail do portátil, o telemóvel vibra logo. Sempre. Quando alguém responde, vejo-o de imediato. Sempre. Não é que a tecnologia seja fundamentalmente diferente. É que funciona mesmo.

O Customer Lockbox dá-nos controlo a sério

Esta é a funcionalidade de que ninguém fala, mas com que toda a gente devia preocupar-se.

Com o Fastmail, se abrirmos um pedido de suporte que exija que um funcionário aceda a uma caixa de correio, que controlo temos? Nenhum, na verdade. Confiamos que têm boas políticas internas. Confiamos que o engenheiro atribuído ao pedido não vai ler os nossos e-mails por divertimento. Confiança.

O Customer Lockbox da Microsoft exige aprovação explícita antes de qualquer engenheiro poder aceder aos nossos dados.¹¹ Se um engenheiro de suporte precisar de mexer no nosso tenant para resolver um problema de servidor, recebemos um pedido no portal de administração. Podemos aprová-lo ou negá-lo. Cada acesso fica registado e auditado. O acesso tem prazo, normalmente quatro horas no máximo, e é revogado automaticamente no fim.

Para uma empresa de investimento, esse rasto de auditoria importa. Prefiro ter um botão “Pedir acesso” que posso negar a confiar às cegas na discrição de alguém.

As contas simplesmente fizeram sentido

Já pagávamos o Fastmail para vários utilizadores. Também pagávamos à parte as licenças do Microsoft Office. Duas faturas por aquilo que devia ser um só serviço.

Com o Microsoft 365 Business, consolidámos. Correio, armazenamento, aplicações Office, uma só subscrição. Excluímos o Teams, por razões óbvias (é lixo liquefeito), o que significa que não pagamos por funcionalidades que nunca usaríamos. O resultado líquido: afinal pagamos menos do que antes e temos mais.

O custo marginal de passar de “só correio” para “a suite de produtividade inteira” acabou por ser negativo.

O Fastmail é ótimo numa coisa

Aqui está a parte frustrante: o Fastmail é genuinamente excelente em e-mail. O produto central é sólido. Pesquisa rápida, entrega fiável, boa disponibilidade.

Mas o foco deles tem sido empurrar o seu próprio cliente de correio, coisa que muitos de nós não queremos. O Mail do iOS serve. O Outlook serve. Não precisamos de mais uma aplicação. Precisávamos de interoperabilidade. De integrações. Da capacidade de ligar a caixa de entrada às ferramentas que realmente usamos.

Em vez disso, o Fastmail integra-se com praticamente nada.¹² 1Password, Dropbox, umas ferramentas de calendário. Só isso. Sem automação de fluxos de trabalho. Sem ecossistema. Sem forma de construir por cima sem escrever tudo de raiz.

E o que realmente custa: pedimos controlo sobre onde vivem os nossos dados. Durante anos, os clientes pediram infraestrutura na UE. A resposta? Construir mais funcionalidades para o cliente de correio deles. Lançar o modo offline. Tudo, menos responder aos pedidos reais de quem paga.

O ecossistema do Microsoft 365 permite-me ligar a caixa de entrada às ferramentas que a minha equipa usa de facto, sem construir integrações à medida de cada vez. Foi isso que fez pender a balança.

O Fastmail continua a ser um ótimo serviço

Quero ser claro: o Fastmail é genuinamente excelente na sua função essencial. É rápido. É quase sempre fiável. Nunca me perdeu um e-mail. A equipa de Melbourne construiu algo que merece respeito, e continuo a recomendá-lo a quem quer correio simples e independente.

Mas o spam desgastou-nos. A falta total de infraestrutura na UE, depois de anos de pedidos de clientes, tornou-o insustentável para uma empresa regulada. E quando a equipa pediu melhores integrações, deixei de conseguir justificar o atrito.

Às vezes a escolha certa não é a que parece ideologicamente pura. Às vezes só precisas de algo que funcione para toda a gente.

A Microsoft afirma que o seu filtro de spam apanha mais de 99% do lixo. Microsoft Defender for Office 365 ↩
Enviam-se cerca de 120 mil milhões de e-mails de spam por dia, e 43% das tentativas de phishing visam contas Microsoft. NetSec News ↩
A aprendizagem de spam do Fastmail por pastas IMAP exige pastas personalizadas com propriedades específicas, e o sistema processa-as periodicamente, não em tempo real. Fastmail spam protection ↩ ↩²
O filtro de spam do Fastmail tem sido tema recorrente de discussão, com utilizadores a relatar experiências semelhantes. Hacker News ↩
A Microsoft concluiu a Fronteira de Dados da UE em fevereiro de 2025. Microsoft announcement ↩
EU Data Boundary documentation ↩
Os servidores do Fastmail ficam em Filadélfia, na Pensilvânia, e em St. Louis, no Missouri, exclusivamente nos Estados Unidos. Wikipedia ↩
The Register: Microsoft unveils finalized EU Data Boundary ↩
O Fastmail usa a Cloudflare para WAF e proteção contra DDoS. Fastmail infrastructure ↩
O Fastmail usa uma implementação de push própria para iOS, em vez do IMAP Idle padrão. Fastmail push notifications ↩
O Customer Lockbox está disponível para o Microsoft 365 E5 e licenças equivalentes. Customer Lockbox documentation ↩
O Fastmail oferece poucas integrações de terceiros em comparação com plataformas maiores, sobretudo 1Password, Dropbox, Morgen e algumas ferramentas de calendário. Fastmail integrations ↩