Por qué me pasé a Microsoft 365

Llevo años usando Fastmail. Siendo australiano, me daba cierta satisfacción apoyar a una empresa de Melbourne que defiende la privacidad y la independencia desde 1999. Es un servicio genuinamente bueno: rápido, casi siempre fiable, y nunca me ha perdido un correo.

Pero el mes pasado volvimos a Microsoft 365. Te cuento por qué.

No es mi primera vez con el correo de Microsoft. Usé Office 365 en 2014, antes de pasarme a Fastmail. El producto ha cambiado mucho desde entonces, y lo más importante es que también han cambiado nuestras necesidades.

Somos una pequeña empresa de inversión. Un puñado de usuarios. La decisión de volver no fue solo mía: el equipo quería más interoperabilidad. Quería integraciones que funcionaran de verdad. Y, siendo sinceros, estaba harto de la fricción.

El filtro de spam de Microsoft impresiona de verdad

Los números lo cuentan todo.

Microsoft afirma que su filtro de spam captura más del 99 % del correo basura y que detecta más de cinco mil millones de amenazas al mes.¹ Cuando procesas el correo de más de un millón de empresas en todo el mundo, incluida la mayoría de las Fortune 500, acabas teniendo una red de inteligencia sobre amenazas bastante completa. Cada día se envían en el mundo unos 120 mil millones de correos de spam, y el 43 % de los intentos de phishing apuntan específicamente a cuentas de Microsoft.² Tienen todos los incentivos para hacerlo bien.

El enfoque de Fastmail es distinto. Su detección de spam es conservadora: está pensada para minimizar los falsos positivos a costa de dejar pasar más basura. En teoría es un compromiso razonable. En la práctica, mi bandeja de entrada se había vuelto inservible.

Cada mañana tenía que revisar intentos de phishing evidentes. Borrar las tonterías de criptomonedas. Marcar la basura que de algún modo había saltado los filtros. Probé el modo agresivo. Entrené el filtro bayesiano personal durante meses. Escribí reglas a mano. Nada funcionó lo bastante bien.

Y no es que no me esforzara. Mi filtro de spam personal ha aprendido 2.849 mensajes de spam y 2.140 que no lo eran. Casi cinco mil muestras de entrenamiento. Y por lo visto, aún no bastan.

Y ahora lo mejor: uso Mail en iOS y en Mac. No hay ningún botón de “Marcar como correo no deseado” que hable con Fastmail. Con Microsoft 365, muevo algo a Correo no deseado y aprende. Ya está. El sistema se vuelve más listo.

¿Y con Fastmail? Tengo que crear un buzón personalizado, configurarlo como “Aprender como spam” en la interfaz web y arrastrar a mano los correos a esa carpeta. El sistema la revisa cada 24 horas.³ Veinticuatro horas. Para aprender que el correo del príncipe nigeriano de toda la vida era, en efecto, spam.

Lee su documentación, es una locura. Se espera que montes una carpeta “Aprender spam”, que configures las propiedades de la carpeta desde la web y que uses esa carpeta como cola de entrenamiento manual. Y que hagas lo mismo con otra carpeta configurada como “Aprender como no spam” si quieres quitar del sistema los falsos positivos.

Me encantaría conocer a quien diseñó este flujo. ¿En qué universo es “crea dos carpetas personalizadas y clasifica tu correo a mano para un procesamiento por lotes de 24 horas” una experiencia de usuario aceptable en 2025?

No soy el único. La opinión en internet es demoledora: usuarios de Hacker News y Reddit cuentan lo mismo, con decenas de filtros manuales escritos y aun así ahogados en spam.⁴ Un usuario describía que, al pasar de Gmail a Fastmail, su bandeja se quedó “llena de spam” pese a un año de entrenamiento y cincuenta filtros personalizados.

¿La respuesta oficial de Fastmail? Entrena más tu filtro. Reporta el spam con más diligencia. Espera a tener más de 200 correos de spam y más de 200 que no lo sean antes de que se active tu base de datos personal.³ Eso no es una solución. Eso son deberes.

Al final el compromiso se me hizo sencillo: prefiero revisar la carpeta de basura una vez por semana por si hay un falso positivo que borrar veinte correos de phishing evidentes de mi bandeja cada día.

El compromiso de la Frontera de Datos de la UE es real

Históricamente desconfiaba de los gigantes tecnológicos de EE. UU. por una razón: no quería que procesaran nuestros datos fuera de la UE.

Microsoft cambió esa ecuación en febrero de 2025, cuando terminó el despliegue de su EU Data Boundary.⁵ Fue un esfuerzo de ingeniería de varios años y varias fases, repartido entre cientos de equipos de producto. La fase 1, en 2023, cubrió los datos de clientes de los servicios principales. La fase 2, en 2024, añadió los datos personales seudonimizados. La fase 3, completada este año, llevó a la UE los datos de servicios profesionales: registros de soporte, notas de casos, todo.

El compromiso es amplio: los datos de Microsoft 365, Dynamics 365, Power Platform y la mayoría de los servicios de Azure se procesan y almacenan ya dentro de las regiones de la UE y de la AELC.⁶ Nosotros solo usamos Microsoft 365 y Visio, pero saber que existe ese compromiso con la infraestructura en general importa.

Los servidores de Fastmail, mientras tanto, siguen estando exclusivamente en Estados Unidos, en Filadelfia y San Luis.⁷ A pesar de años de peticiones de clientes para tener infraestructura en la UE, no han hecho nada. Su respuesta habitual a las dudas sobre soberanía ha sido alguna variante de “no vamos a mover nuestros servidores a Europa”, lo que no entiende el problema en absoluto.

No es solo una preferencia. Para una empresa de inversión que opera en el Reino Unido, es cada vez más un asunto regulatorio. La FCA tiene opiniones sobre dónde vive la correspondencia relacionada con clientes. Los auditores hacen preguntas. Cuando tu regulador anda de mal humor con la soberanía de los datos, el “confía en nosotros, cumplimos el RGPD desde EE. UU.” no sirve.

También hay escépticos con el enfoque de Microsoft. Bert Hubert, asesor técnico del Consejo Electoral neerlandés, ha expresado su preocupación por la dependencia de los proveedores de nube estadounidenses. Frank Karlitschek, de Nextcloud, ha señalado que la Cloud Act de EE. UU. concede en teoría acceso a las autoridades estadounidenses con independencia de dónde estén los datos.⁸

Son preocupaciones válidas. Pero al menos Microsoft ha asumido un compromiso público, documentado y legalmente vinculante con la residencia de datos en la UE, con despliegues por fases, documentación detallada y registros de auditoría. Fastmail gestiona sus propios centros de datos y delante de su tráfico tiene a Cloudflare (una empresa estadounidense) como WAF y protección contra DDoS.⁹ Sus compromisos documentados sobre residencia de datos son prácticamente inexistentes.

Para quien necesita demostrar dónde viven sus datos, no hay comparación.

Notificaciones push que funcionan de verdad

Este punto es simple, pero importa.

Fastmail tiene un acuerdo especial con Apple para usar notificaciones push en iOS, no solo IMAP Idle, sino push de verdad.¹⁰ Debería ser instantáneo. En la práctica es de una irregularidad desesperante. A veces el correo llega al momento. A veces tarda diez minutos. A veces la notificación ni salta. Me pillaba deslizando para refrescar, sin fiarme nunca de tener lo último.

Microsoft Exchange usa ActiveSync. Cuando envío un correo desde el portátil, el móvil vibra al instante. Siempre. Cuando alguien responde, lo veo de inmediato. Siempre. No es que la tecnología sea fundamentalmente distinta, es que funciona.

Customer Lockbox nos da un control real

Esta es la función de la que nadie habla y que debería importarle a todo el mundo.

Con Fastmail, si abrimos un ticket de soporte que exige que un empleado acceda a un buzón, ¿qué controles tenemos? Ninguno, la verdad. Confiamos en que tengan buenas políticas internas. Confiamos en que el ingeniero asignado al ticket no vaya a leer nuestros correos por diversión. Confianza.

El Customer Lockbox de Microsoft exige una aprobación explícita antes de que ningún ingeniero pueda acceder a nuestros datos.¹¹ Si un ingeniero de soporte necesita tocar nuestro tenant para arreglar un problema de servidor, recibimos una solicitud en el portal de administración. Podemos aprobarla o rechazarla. Cada acceso queda registrado y auditado. El acceso tiene límite de tiempo, normalmente cuatro horas como máximo, y se revoca solo al terminar.

Para una empresa de inversión, ese rastro de auditoría importa. Prefiero tener un botón de “Solicitar acceso” que pueda rechazar a confiar a ciegas en la discreción de alguien.

Las cuentas salían solas

Ya pagábamos Fastmail por varios usuarios. También pagábamos aparte las licencias de Microsoft Office. Dos facturas por lo que debería ser un solo servicio.

Con Microsoft 365 Business lo consolidamos todo. Correo, almacenamiento, aplicaciones de Office: una suscripción. Hemos prescindido de Teams por razones obvias (es basura licuada), lo que significa que no pagamos por funciones que nunca usaríamos. El resultado neto: pagamos menos que antes y recibimos más.

El coste marginal de pasar de “solo correo” a “toda la suite de productividad” resultó ser negativo.

Fastmail es excelente en una sola cosa

Esta es la parte frustrante: Fastmail es genuinamente excelente con el correo. El producto base es sólido. Búsqueda rápida, entrega fiable, buena disponibilidad.

Pero se han centrado en impulsar su propio cliente de correo, algo que a muchos de nosotros no nos interesa. Mail de iOS está bien. Outlook está bien. No necesitamos otra aplicación. Lo que necesitábamos era interoperabilidad. Integraciones. Poder conectar nuestra bandeja de entrada con las herramientas que usamos de verdad.

En cambio, Fastmail no se integra con prácticamente nada.¹² 1Password, Dropbox, un par de herramientas de calendario. Y ya. Sin automatización de flujos de trabajo. Sin ecosistema. Sin posibilidad de construir encima sin escribirlo todo desde cero.

Y lo que de verdad escuece: pedimos control sobre dónde viven nuestros datos. Durante años, los clientes han pedido infraestructura en la UE. ¿La respuesta? Construir más funciones para su cliente de correo. Lanzar el modo sin conexión. Cualquier cosa menos atender lo que piden los clientes que pagan.

El ecosistema de Microsoft 365 me permite conectar mi bandeja de entrada con las herramientas que usa mi equipo sin montar integraciones a medida cada vez. Eso inclinó la balanza.

Fastmail sigue siendo un gran servicio

Quiero dejarlo claro: Fastmail es genuinamente excelente en su trabajo principal. Es rápido. Casi siempre es fiable. Nunca me ha perdido un correo. El equipo de Melbourne ha construido algo que merece respeto, y sigo recomendándolo a quien quiere un correo sencillo e independiente.

Pero el spam nos desgastó. La falta total de infraestructura en la UE, tras años de peticiones de clientes, lo volvió insostenible para un negocio regulado. Y cuando el equipo pidió mejores integraciones, ya no pude justificar la fricción.

A veces la opción correcta no es la que resulta más pura ideológicamente. A veces simplemente necesitas algo que funcione para todos.

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Footnotes

1. Microsoft afirma que su filtro de spam captura más del 99 % del correo basura. Microsoft Defender for Office 365 ↩

2. Se envían unos 120 mil millones de correos de spam al día, y el 43 % de los intentos de phishing apuntan a cuentas de Microsoft. NetSec News ↩

3. El aprendizaje de spam de Fastmail mediante carpetas IMAP exige crear carpetas personalizadas con propiedades concretas, y el sistema las procesa periódicamente en lugar de en tiempo real. Fastmail spam protection ↩ ↩²

4. El filtrado de spam de Fastmail ha sido un tema recurrente de conversación, con usuarios que cuentan experiencias parecidas. Hacker News ↩

5. Microsoft completó la EU Data Boundary en febrero de 2025. Microsoft announcement ↩

6. EU Data Boundary documentation ↩

7. Los servidores de Fastmail están en Filadelfia (Pensilvania) y San Luis (Misuri), exclusivamente en Estados Unidos. Wikipedia ↩

8. The Register: Microsoft unveils finalized EU Data Boundary ↩

9. Fastmail usa Cloudflare como WAF y protección contra DDoS. Fastmail infrastructure ↩

10. Fastmail usa una implementación push propia para iOS en lugar del IMAP Idle estándar. Fastmail push notifications ↩

11. Customer Lockbox está disponible para Microsoft 365 E5 y licencias equivalentes. Customer Lockbox documentation ↩

12. Fastmail ofrece pocas integraciones de terceros en comparación con plataformas más grandes, sobre todo 1Password, Dropbox, Morgen y unas pocas herramientas de calendario. Fastmail integrations ↩