Zwei Agents, die mich fokussiert halten

Die besten Gründer sind für mich ehrlich und verlässlich. Sie merken sich, was dir wichtig ist, und sie tun, was sie angekündigt haben.

Als Gründer fällt dir genau das verdammt schwer. Du sagst vor dem Mittagessen sechsmal “Ich schick dir das gleich rüber”. Jedes Mal meinst du es ernst. Bis Donnerstag sind zwei davon weg. Niemand hakt nach. Die Leute sind höflich. Sie rutschen dich nur ganz leicht ab in der privaten Tabelle, die sie darüber führen, wer hält, was er sagt. Irgendwo unter dem Kollegen, der in der Mikrowelle Fisch aufwärmt.

Mein System war immer Papier, und im Grunde ist es das noch. Wenn ich beim Denken mit Stift auf Papier schreibe, bleibt es mir im Kopf hängen, wie es beim Tippen nie passiert. Aber Papier lässt sich bekanntlich schlecht durchsuchen. Über ein Regal voller Leuchtturm-Notizbücher gibt es keine Volltextsuche, und das Versprechen, das ich in Minute 43 eines Calls nebenbei gegeben habe, hat es ohnehin nie in eins geschafft.

Die Wahrheit ist: Ich habe den Überblick verloren. Ich brauchte irgendeine Form von Rechenschaft.

Manche würden dafür einen persönlichen Assistenten einstellen. Jemanden, der in den Meetings sitzt, mitschreibt, Posteingang und Kalender verwaltet und einen bei der Stange hält. Das hier ist meine Version davon.

Zum ersten Mal habe ich den Eindruck, dass KI hier wirklich etwas bewirkt. Keine Demo. Etwas, auf das ich mich jeden Morgen verlasse. Ich kann es nur empfehlen, deshalb gibt es hier das ganze Setup, inklusive jedem Prompt.

Was es tut

Zwei geplante Agents laufen auf einem Mac mini bei mir zu Hause:

1. Meeting-Erfassung. Jede Stunde sucht er Meetings, die zu Ende sind, liest das vollständige Transkript und schreibt eine Meeting-Notiz. Er aktualisiert die Notiz zu jeder beteiligten Person und jeder beteiligten Firma, zieht jede Zusage mit Verantwortlichem und Datum heraus und verlinkt alles miteinander.
2. Die Tagesnotiz. Jeden Werktagmorgen baut er meinen Plan für den Tag: Meetings samt dem Kontext, den ich mitbringen muss, Überfälliges, Leute, die auf mich warten, Dinge, die ich vergessen habe, und die kleinen Ad-hoc-Aufgaben, die es nie in Linear schaffen.

Ich bearbeite die Tagesnotiz im Lauf des Tages. Ich hake Dinge ab, kritzele hin, was dazwischenkam, und füge Aufgaben hinzu. Der Lauf am nächsten Morgen liest sie, also weiß die nächste Notiz, wie der heutige Tag tatsächlich aussah.

Diese Schleife macht es aus. Keiner der beiden Agents fängt bei null an. Jeder Lauf kann alles durchsuchen, was vorher geschrieben wurde: vergangene Meetings, Personen, Firmen, Konzepte und Erinnerungen. Steht in einer Meeting-Notiz, dass jemand “das Pricing-Update vor dem Board” will, findet der Agent heraus, welche Pricing-Diskussion und welches Board gemeint sind, weil er die letzten Meetings lesen kann, in denen beides vorkam.

Deshalb sind die Notizen so genau. Je länger du sie laufen lässt, desto nützlicher werden sie.

Struktur schlägt Raffinesse

Meine Notizen haben fünf Bereiche:

• People. Eine Notiz pro Mensch. Oben eine fortlaufende Zusammenfassung, darunter ein Protokoll, an das nur angehängt wird, mit jeder Interaktion.
• Companies. Kunden, Interessenten, Investoren, Lieferanten. Gleicher Aufbau.
• Meetings. Eine Notiz pro Meeting, mit Link zum Rohtranskript.
• Concepts. Recruiting, Pricing, Fundraising, eine Produktidee. Jede Concept-Notiz verzeichnet jedes Meeting und jede Person, die damit zu tun hat.
• Memories. Dauerhafter Kontext, den die Agents zwischen den Läufen brauchen, plus ein Journal darüber, was sie schon verarbeitet haben und wann.

Alles ist mit allem verlinkt. Eine Meeting-Notiz verlinkt ihre Teilnehmer, deren Firmen und die Concepts, die zur Sprache kamen. Öffnest du eine Person, siehst du jedes Gespräch, das du mit ihr geführt hast. Öffnest du ein Concept, siehst du, mit wem du darüber gesprochen hast.

Memories hat zwei Aufgaben. Dort liegt, was zu keinem einzelnen Meeting gehört: eine dauerhafte Entscheidung, eine Präferenz, die Entwicklung einer Beziehung. Und es hält fest, wie weit die Agents gekommen sind. Ein Lauf, der auf halber Strecke abstürzt, macht also dort weiter, wo er aufgehört hat, statt dasselbe Meeting zweimal zu verarbeiten.

Diese Struktur ist wichtiger als das Modell. Ein Agent, der für alles einen festen Platz hat, schreibt konsistente Notizen. Ein Agent, dem du nur sagst “mach Notizen”, erfindet womöglich bei jedem Lauf ein neues Format.

Füttere ihn mit allem, womit du arbeitest

Die Notizen allein sind nur die halbe Miete. Verbinde dein E-Mail-Konto (Google oder Outlook), Kalender, Slack, Notion, Google Drive, Linear und alles andere, wo du Arbeit erzeugst. Dann sag den Prompts, dass sie dort nachsehen sollen.

Wenn die Tagesnotiz mich auf einen Call mit jemandem vorbereitet, liest sie nicht bloß die People-Notiz. Sie durchsucht meinen Posteingang und Slack nach aktuellen Threads mit der Person, findet das Dokument, das wir letzte Woche beide bearbeitet haben, und prüft, ob das, was ich ihr im letzten Meeting versprochen habe, überhaupt rausgegangen ist. Bei Firmen und Concepts läuft es genauso.

Das ist der Unterschied zwischen einer Zusammenfassung und einem Briefing. Jeder Lauf holt, was seither passiert ist, also werden die Notizen mit jedem Mal relevanter für dich.

Die Tools auswählen

Ich nutze NotePlan. Die Notizen sind Klartext und liegen verschlüsselt in iCloud, was mir bei etwas gefällt, das so viel über mein Leben enthält. Der Haken: Der MCP-Server spricht mit der App, die auf einem Mac läuft. Es gibt keine Cloud-API, an die du dich hängen kannst. Du brauchst also einen Rechner, der immer an ist. Bei mir ist das ein Mac-mini-Homeserver, und beide geplanten Tasks laufen dort.

Craft funktioniert, aber sein MCP ist eingeschränkt und die Formatierung, die er erzeugt, ist schlecht. Du verbringst Zeit damit, Überschriften und Listen von Hand zu reparieren.

Der MCP von Notion ist sehr gut, und wenn deine Notizen schon dort liegen, ist das der einfachste Weg. Ich habe mich zurückgehalten, weil ich nicht sicher war, ob das der richtige Ort für persönliche Notizen neben einem Workspace ist, den ich mit der Firma teile. Hast du ein privates Notion, erledigt sich dieses Bedenken.

Zum Aufzeichnen nutze ich Granola. Andere Notetaker gibt es auch. Ich mag es als Notizblock während eines Meetings. Zurückscrollen zu können, was vor einer Minute gesagt wurde, oder es einfach zu fragen, ist klasse. Seine Zusammenfassungen sind allerdings schwach, und es ist schlecht darin, ein Meeting mit dem Rest meines Geschäftskontexts zu verbinden. Es weiß nicht, wer diese Leute sind, worüber wir letzten Monat gesprochen haben oder was ich ihnen schulde. Granola ist für mich deshalb die Transkriptquelle und sonst nichts. Das Transkript ist die Wahrheit. Die Zusammenfassung schreibt der Agent.

Als Modell nutze ich Opus 5.5. Mit Sonnet 5 kommst du realistisch auch ordentlich zurecht. Die Meeting-Erfassung ist die anspruchsvollere der beiden, weil sie die beiläufige Zusage erwischen und “Sam” dem richtigen Sam zuordnen muss.

Der Prompt zur Meeting-Erfassung

Der läuft stündlich. Setz deine eigenen Tool- und Ordnernamen ein.

You turn my finished meetings into notes. You run unattended, so stay silent
if there's nothing new.

1. Read Memories/_ledger. It lists every meeting already processed and when
   you last ran.

2. List meetings from my recorder for the last 7 days. Skip any that are in
   the ledger, ended less than 15 minutes ago, or have no transcript yet.

3. For each new meeting, fetch the full transcript. The transcript is the
   source of truth. The recorder's own summary is a hint at best.

4. Before writing anything, gather context:
   - Read the People note for every attendee and the Companies note for
     their organisation.
   - Search my email, Slack, Google Drive and Notion for those people, that
     company and the meeting's main topics over the last 30 days.
   - Search Concepts and Memories for anything the meeting touched.

5. Write Meetings/{YYYY-MM-DD} · {Short title} with these sections, in this
   order, every time:
   - Summary: one paragraph. What changed, not what was discussed.
   - Key points: short bullets.
   - Decisions: in bold. Leave the section out if nothing was decided.
   - Action items: "- [ ] {Owner}: {action} >{YYYY-MM-DD}"
   - Link every person, company and concept by name.

6. Pull commitments from the transcript, not the summary. Things said in
   passing count: "I'll send that over", "let me check with the team".
   Every action item has a named owner and a date. If no date was agreed,
   infer a sensible one and mark it (assumed). If nobody owns it, it isn't
   an action item.

7. Update People and Companies. Search for spelling variants and first-name
   matches before creating anything. Append a dated entry to the log and
   rewrite the summary to reflect where things now stand. If two notes could
   be the same person, stop and ask me. Never create a duplicate.

8. Update Concepts. Add this meeting to each concept's index and rewrite the
   concept's summary if its state changed.

9. Write anything worth remembering beyond this meeting to Memories: a
   standing decision, a preference, a change in a relationship.

10. Add the meeting to the ledger only after every note is written. A crash
    should leave the meeting unprocessed and retryable, never silently lost.

Never mark a task done. Never edit an existing log entry. Never attribute a
quote to someone the transcript doesn't attribute it to. Never invent a job
title, email address or company.

Der Prompt für die Tagesnotiz

Der läuft werktags um 06:30.

Die frühen Versionen nahmen alles auf: Login-Warnungen, Belege, Kalenderzusagen. Eine Notiz voller Rauschen ist eine Notiz, die du nicht mehr liest. Die Lösung war ein Filter, der standardmäßig ablehnt. Etwas bekommt nur dann einen Platz, wenn es eine Hürde nimmt, und die meisten Dinge schaffen das nicht.

You write today's daily note.

THE FILTER. Default deny. An item earns a place only if:
- a named person is waiting on me for a reply, decision or deliverable
- I committed to something and it isn't done
- a hard date binds it today or this week
- money, a deal or a hire needs me
- I have a meeting today that needs preparation

Never include: login and security alerts, receipts, newsletters, CI and
monitoring alerts, calendar accepts and declines, bot posts, anything I was
only copied on. If you can't name the person waiting or the date that binds,
leave it out. A short note I trust beats a long one I skim.

1. Read yesterday's daily note in full. Anything unticked carries forward.
   Anything I added by hand tells you what I actually worked on.

2. Read Memories for where things stand and what you noted last run.

3. Gather: today's calendar, every open task in my notes, email and Slack
   DMs and mentions from the last 24 hours (72 on a Monday), and Linear
   issues assigned to me.

4. For each meeting today, read the attendees' People notes, their Companies
   notes and my last meeting note with them. Search email, Slack and Drive
   for recent threads with them. Tell me what I need to walk in knowing and
   what I owe them.

5. Check my promises against reality. For every open commitment, look for
   evidence it's done: a sent email, a Slack reply, a merged PR, a shared
   doc. If you find it, list it under "Probably done" with a link to the
   evidence. Don't tick it. I do that.

6. Look for what I missed: a question in a thread nobody answered, a promise
   in a meeting that never became a task, a conversation that's gone quiet
   for over a week.

7. Write the note in this shape:
   ## Today
   2 to 4 bullets. The shape of the day and the one thing that matters most.
   ## Meetings
   ### {HH:MM} {Title} ({attendees})
   Where things stand. What I owe them.
   ## Overdue
   ## Waiting on me
   - {Person}: {what they need} (since {date})
   ## Probably done, please confirm
   ## You might have missed
   ## Ad hoc
   Leave out any section that's empty, except Today.

8. Update Memories with anything you'll need tomorrow.

If today's note already exists, update it in place. Keep anything I've
written by hand.

Drei Prompts obendrauf

Sobald die Tagesnotiz existiert, machen diese sie leichter nutzbar. Du kannst sie in den Hauptprompt einbauen oder bei Bedarf laufen lassen.

Kürz den Ballast. Die Ausgabe des Modells wird mit der Zeit geschwätzig. Dieser Durchgang macht die Notiz leichter überfliegbar, auch für ADHS.

Rewrite today's note so it's easier to act on. Assume I lose the thread in
dense text.
- One idea per bullet. No bullet longer than two lines.
- Start each bullet with the person's name or the verb.
- Cut anything that doesn't change what I do today.
- No intros, no summaries of summaries, no "it's worth noting".
- Put the single most important thing first, in bold.
- Keep every link, date and task. Change the words, never the facts.

Prüf, ob es wirklich erledigt ist. Abgehakt heißt nicht immer erledigt, und nicht abgehakt heißt nicht immer offen. Das hier fängt beides.

Go through every task in my notes due in the last 14 days, open or ticked.
For each, look for proof it happened: a sent email, a Slack message, a
merged PR, a closed Linear issue, an edited doc.

Report three lists:
- Done: with a link to the evidence.
- Not done: including anything ticked with no evidence behind it.
- Can't tell: and what would settle it.

Don't change any task. I'll do that.

Ein Schritt nach dem anderen. Eine Liste mit 14 Punkten ist eine Wand. Das hier macht daraus ein Gespräch.

Walk me through today's note one item at a time. Show me only the next item,
the context I need for it, and the first physical action I should take.

Then wait. When I reply:
- "done": tick it and show the next item.
- "skip": move on without changing it.
- "later": give it a new date, tell me what you chose, and move on.

When we reach the end, tell me what's left and what moved.

In der Cloud laufen lassen

Nutzt du NotePlan nicht, brauchst du den Mac mini nicht. Nimm Notion oder Craft und lass beide Agents als Claude Code Routines in der Cloud laufen.

Ein geplanter Durchlauf hat einen Nachteil: Ein Meeting, das um 10:05 endet, wartet auf den nächsten Lauf.

Wenn du mit Webhooks vertraut bist, kannst du diese Lücke schließen. Routines lassen sich über eine API auslösen¹, also kann alles, was weiß, dass ein Meeting vorbei ist, die Erfassung sofort anstoßen. Willst du keinen Code schreiben, kann Zapier das auch. Die Zapier-Integration von Granola löst aus, wenn eine Notiz in einem Ordner landet², und ein Webhook-Schritt kann von dort die Routine aufrufen.

Lass den stündlichen Durchlauf in jedem Fall weiterlaufen. Das Journal verhindert, dass ein Meeting doppelt erfasst wird, und der Durchlauf fängt alles auf, was der Webhook verpasst hat.

Anthropic, ich würde gern einen Skill per Webhook auslösen. Bitte macht das möglich!

Was sich verändert hat

Ich fokussiere besser. Ich starte den Tag mit einer Notiz, die sagt, was zählt, statt sechs Apps zu öffnen, um es herauszufinden. Das Ad-hoc-Zeug hat ein Zuhause, also rumpelt es nicht mehr in meinem Kopf herum.

Es hält mich ehrlich. Jedes Versprechen, das ich in einem Meeting gebe, taucht mit einem Datum auf. Wenn ich in einen Call gehe, sagt mir die Notiz, was ich letztes Mal zugesagt habe und ob ich es getan habe. Das ist an manchen Morgen unangenehm. Es soll so sein.

Weniger rutscht durch. Der tägliche Lauf nimmt den gestrigen Tag mit, also verschwindet eine unfertige Aufgabe nicht.

Es sieht, was ich übersehen habe. Das hat mich am meisten überrascht. Es meldet die Frage in einem Thread, die ich nie beantwortet habe, das Follow-up, das eingeschlafen ist, das, was jemand vor zwei Meetings erwähnt hat und wonach ich fragen sollte. Genau das sind die Dinge, die ich selbst nicht bemerke.

Wohin es als Nächstes gehen kann

Dieselbe Struktur trägt weit über die Tagesnotiz hinaus:

• 1:1s. Vor jedem holst du alles seit dem letzten: was die Person geliefert hat, was sie angesprochen hat, was du ihr versprochen hast.
• Persönliche Reflexion. Ein wöchentlicher Lauf über deine Tagesnotizen, der dir sagt, wohin deine Zeit geflossen ist, verglichen mit dem, was du vorhattest.
• Arbeit aufnehmen. Endet ein Meeting mit “Ich schreibe die Spec”, kann ein Agent einen ersten Entwurf bereitlegen, bevor du den Call verlassen hast.

Fang mit der Tagesnotiz an. Gib ihr eine Woche, um Kontext aufzubauen. Dann schau dir an, was du ohne sie hättest fallen lassen.

Noch einfacher: Bitte Claude, diesen Post zu lesen und es für dich einzurichten. Ist dein Recorder verbunden, kann es sogar Notizen aus deinen vergangenen Transkripten nachtragen.

Footnotes

1. Trigger a routine through the API, Claude Platform docs ↩

2. Zapier integration, Granola help centre. Paid plans, desktop app only. ↩