Dos agentes que uso para mantener el foco

Creo que los mejores fundadores son honestos y fiables. Recuerdan lo que te importa y cumplen lo que dijeron que harían.

Ser fundador también lo pone muy difícil. Dices “te lo mando” seis veces antes de comer. Todas son sinceras. Para el jueves, dos se han perdido. Nadie te lo reclama. Son educados. Simplemente te bajan, muy ligeramente, en la clasificación privada que llevan de gente que hace lo que dice. Por debajo del compañero que calienta pescado en el microondas.

Mi sistema siempre ha sido el papel, y en cierto modo lo sigue siendo. Escribir mientras pienso, con bolígrafo sobre papel, se me queda en la memoria como no lo ha hecho nunca teclear. Pero el papel es famoso por lo difícil que es buscar en él. No existe la búsqueda de texto plano en una estantería de libretas Leuchtturm, y la promesa que hice de pasada en el minuto 43 de una llamada nunca llegó a ninguna de ellas.

La verdad es que estaba perdiendo el hilo de las cosas. Necesitaba algún tipo de rendición de cuentas.

Hay quien contrataría a un asistente personal para esto. Alguien que se siente en las reuniones, tome notas, gestione la bandeja de entrada y el calendario, y te mantenga honesto. Esta es mi versión.

Por primera vez, creo que la IA está teniendo un efecto real en esto. No es una demo. Es algo en lo que me apoyo cada mañana. Te lo recomiendo mucho, así que aquí tienes toda la configuración, con cada prompt.

Qué hace

Dos agentes programados se ejecutan en un Mac mini en casa:

1. Captura de reuniones. Cada hora busca reuniones que han terminado, lee la transcripción completa y escribe una nota de reunión. Actualiza una nota por cada persona y empresa implicada, extrae cada compromiso con un responsable y una fecha, y lo enlaza todo.
2. La nota diaria. Cada mañana entre semana construye mi plan del día: reuniones con el contexto que necesito para entrar sabiendo de qué va, lo atrasado, la gente que espera algo de mí, lo que se me olvidó y las pequeñas tareas puntuales que nunca llegan a Linear.

Edito la nota diaria a lo largo del día. Tacho cosas, apunto lo que ha surgido, añado tareas. La ejecución de la mañana siguiente la lee, así que la nota de mañana sabe cómo fue hoy de verdad.

Ese bucle es lo que hace que funcione. Ningún agente empieza desde una página en blanco. Cada ejecución puede buscar en la suma de todo lo escrito antes: reuniones pasadas, personas, empresas, conceptos y recuerdos. Cuando una nota de reunión dice que alguien quiere “la actualización de precios antes del consejo”, el agente puede deducir de qué conversación sobre precios y de qué consejo se trata, porque puede leer las últimas reuniones en las que salieron los dos temas.

Por eso las notas son tan precisas. Cuanto más tiempo las ejecutas, más útiles se vuelven.

La estructura gana a la ingeniosidad

Mis notas tienen cinco secciones:

• People. Una nota por persona. Un resumen vivo arriba y, debajo, un registro de cada interacción al que solo se añade.
• Companies. Clientes, potenciales clientes, inversores, proveedores. Mismo formato.
• Meetings. Una nota por reunión, con un enlace a la transcripción en bruto.
• Concepts. Contratación, precios, financiación, una idea de producto. Cada nota de concepto indexa todas las reuniones y personas relacionadas.
• Memories. Contexto duradero que los agentes necesitan entre ejecuciones, más un registro de lo que ya han procesado y cuándo.

Todo se enlaza con todo. Una nota de reunión enlaza a sus asistentes, sus empresas y los conceptos que tocó. Abres una persona y ves todas las conversaciones que has tenido con ella. Abres un concepto y ves con quién lo has hablado.

Memories hace dos trabajos. Guarda lo que no pertenece a una sola reunión: una decisión vigente, una preferencia, cómo ha cambiado una relación. Y registra hasta dónde llegaron los agentes, de modo que una ejecución que se cae a medias retoma donde lo dejó en lugar de procesar la misma reunión dos veces.

Esta estructura importa más que el modelo. Un agente con un sitio fijo para cada cosa escribe notas coherentes. A un agente al que se le dice “toma notas” le da por inventar un formato nuevo en cada ejecución.

Aliméntalo con todo en lo que trabajas

Las notas por sí solas son solo la mitad. Conecta tu correo (Google u Outlook), el calendario, Slack, Notion, Google Drive, Linear y cualquier otro sitio donde crees trabajo. Luego dile a los prompts que los consulten.

Cuando la nota diaria me prepara para una llamada con alguien, no se limita a leer su nota de People. Busca en mi bandeja de entrada y en Slack los hilos recientes con esa persona, encuentra el documento que editábamos los dos la semana pasada y comprueba si lo que le prometí en la última reunión llegó a salir. Con las empresas y los conceptos pasa lo mismo.

Esa es la diferencia entre un resumen y un informe previo. Cada ejecución recoge lo que ha pasado desde la anterior, así que las notas son cada vez más relevantes para ti.

Elegir las herramientas

Uso NotePlan. Las notas son texto plano, guardadas cifradas en iCloud, algo que me gusta para un archivo con tanto de mi vida. La pega: su servidor MCP habla con la app que se ejecuta en un Mac. No hay una API en la nube a la que conectarse. Así que necesitas una máquina siempre encendida. La mía es un Mac mini que hace de servidor casero, y las dos tareas programadas se ejecutan ahí.

Craft funciona, pero su MCP es limitado y el formato que produce es malo. Te pasarás un rato arreglando a mano títulos y listas.

El MCP de Notion es muy bueno, y si tus notas ya viven ahí, es el camino más fácil. Yo me eché atrás porque no tenía claro que fuera el sitio adecuado para guardar notas personales junto a un espacio de trabajo que comparto con la empresa. Si tienes un Notion personal, esa duda desaparece.

Para grabar uso Granola. Hay otros transcriptores. Me gusta como bloc de apuntes durante una reunión. Poder retroceder por lo que se dijo hace un minuto, o preguntárselo, es genial. Pero sus resúmenes son flojos y es malo combinando una reunión con el resto del contexto de mi negocio. No sabe quiénes son esas personas, de qué hablamos el mes pasado ni qué les debo. Así que trato a Granola como fuente de transcripciones y nada más. La transcripción es la fuente de verdad. El agente escribe el resumen.

Como modelo uso Opus 5.5. Podrías ejecutarlo con Sonnet 5 y obtener resultados decentes. La captura de reuniones es la más exigente de las dos, porque tiene que pillar el compromiso dicho al vuelo y asociar “Sam” con el Sam correcto.

El prompt de captura de reuniones

Se ejecuta cada hora. Cambia los nombres de herramientas y carpetas por los tuyos.

You turn my finished meetings into notes. You run unattended, so stay silent
if there's nothing new.

1. Read Memories/_ledger. It lists every meeting already processed and when
   you last ran.

2. List meetings from my recorder for the last 7 days. Skip any that are in
   the ledger, ended less than 15 minutes ago, or have no transcript yet.

3. For each new meeting, fetch the full transcript. The transcript is the
   source of truth. The recorder's own summary is a hint at best.

4. Before writing anything, gather context:
   - Read the People note for every attendee and the Companies note for
     their organisation.
   - Search my email, Slack, Google Drive and Notion for those people, that
     company and the meeting's main topics over the last 30 days.
   - Search Concepts and Memories for anything the meeting touched.

5. Write Meetings/{YYYY-MM-DD} · {Short title} with these sections, in this
   order, every time:
   - Summary: one paragraph. What changed, not what was discussed.
   - Key points: short bullets.
   - Decisions: in bold. Leave the section out if nothing was decided.
   - Action items: "- [ ] {Owner}: {action} >{YYYY-MM-DD}"
   - Link every person, company and concept by name.

6. Pull commitments from the transcript, not the summary. Things said in
   passing count: "I'll send that over", "let me check with the team".
   Every action item has a named owner and a date. If no date was agreed,
   infer a sensible one and mark it (assumed). If nobody owns it, it isn't
   an action item.

7. Update People and Companies. Search for spelling variants and first-name
   matches before creating anything. Append a dated entry to the log and
   rewrite the summary to reflect where things now stand. If two notes could
   be the same person, stop and ask me. Never create a duplicate.

8. Update Concepts. Add this meeting to each concept's index and rewrite the
   concept's summary if its state changed.

9. Write anything worth remembering beyond this meeting to Memories: a
   standing decision, a preference, a change in a relationship.

10. Add the meeting to the ledger only after every note is written. A crash
    should leave the meeting unprocessed and retryable, never silently lost.

Never mark a task done. Never edit an existing log entry. Never attribute a
quote to someone the transcript doesn't attribute it to. Never invent a job
title, email address or company.

El prompt de la nota diaria

Se ejecuta a las 06:30 los días laborables.

Las primeras versiones lo incluían todo: alertas de inicio de sesión, recibos, aceptaciones de calendario. Una nota llena de ruido es una nota que dejas de leer. La solución fue hacer que el filtro rechace por defecto. Algo se gana un sitio solo si supera un listón, y la mayoría de las cosas no lo superan.

You write today's daily note.

THE FILTER. Default deny. An item earns a place only if:
- a named person is waiting on me for a reply, decision or deliverable
- I committed to something and it isn't done
- a hard date binds it today or this week
- money, a deal or a hire needs me
- I have a meeting today that needs preparation

Never include: login and security alerts, receipts, newsletters, CI and
monitoring alerts, calendar accepts and declines, bot posts, anything I was
only copied on. If you can't name the person waiting or the date that binds,
leave it out. A short note I trust beats a long one I skim.

1. Read yesterday's daily note in full. Anything unticked carries forward.
   Anything I added by hand tells you what I actually worked on.

2. Read Memories for where things stand and what you noted last run.

3. Gather: today's calendar, every open task in my notes, email and Slack
   DMs and mentions from the last 24 hours (72 on a Monday), and Linear
   issues assigned to me.

4. For each meeting today, read the attendees' People notes, their Companies
   notes and my last meeting note with them. Search email, Slack and Drive
   for recent threads with them. Tell me what I need to walk in knowing and
   what I owe them.

5. Check my promises against reality. For every open commitment, look for
   evidence it's done: a sent email, a Slack reply, a merged PR, a shared
   doc. If you find it, list it under "Probably done" with a link to the
   evidence. Don't tick it. I do that.

6. Look for what I missed: a question in a thread nobody answered, a promise
   in a meeting that never became a task, a conversation that's gone quiet
   for over a week.

7. Write the note in this shape:
   ## Today
   2 to 4 bullets. The shape of the day and the one thing that matters most.
   ## Meetings
   ### {HH:MM} {Title} ({attendees})
   Where things stand. What I owe them.
   ## Overdue
   ## Waiting on me
   - {Person}: {what they need} (since {date})
   ## Probably done, please confirm
   ## You might have missed
   ## Ad hoc
   Leave out any section that's empty, except Today.

8. Update Memories with anything you'll need tomorrow.

If today's note already exists, update it in place. Keep anything I've
written by hand.

Tres prompts para ejecutar encima

Una vez que existe la nota diaria, estos la hacen más fácil de usar. Puedes incorporarlos al prompt principal o ejecutarlos cuando los necesites.

Recorta la paja. La salida del modelo tiende a alargarse. Esta pasada hace la nota más fácil de escanear, y apta para TDAH.

Rewrite today's note so it's easier to act on. Assume I lose the thread in
dense text.
- One idea per bullet. No bullet longer than two lines.
- Start each bullet with the person's name or the verb.
- Cut anything that doesn't change what I do today.
- No intros, no summaries of summaries, no "it's worth noting".
- Put the single most important thing first, in bold.
- Keep every link, date and task. Change the words, never the facts.

Comprueba que está hecho de verdad. Tachado no siempre significa hecho, y sin tachar no siempre significa sin hacer. Este prompt pilla ambos casos.

Go through every task in my notes due in the last 14 days, open or ticked.
For each, look for proof it happened: a sent email, a Slack message, a
merged PR, a closed Linear issue, an edited doc.

Report three lists:
- Done: with a link to the evidence.
- Not done: including anything ticked with no evidence behind it.
- Can't tell: and what would settle it.

Don't change any task. I'll do that.

Un paso cada vez. Una lista de 14 cosas es un muro. Este prompt la convierte en una conversación.

Walk me through today's note one item at a time. Show me only the next item,
the context I need for it, and the first physical action I should take.

Then wait. When I reply:
- "done": tick it and show the next item.
- "skip": move on without changing it.
- "later": give it a new date, tell me what you chose, and move on.

When we reach the end, tell me what's left and what moved.

Ejecutarlo en la nube

Si no usas NotePlan, no necesitas el Mac mini. Usa Notion o Craft y ejecuta los dos agentes como Claude Code routines en la nube.

Un barrido programado tiene un inconveniente: una reunión que termina a las 10:05 espera a la siguiente ejecución.

Si te manejas con webhooks, puedes cerrar ese hueco. Las routines se pueden lanzar a través de una API¹, así que cualquier cosa que sepa que una reunión ha terminado puede poner en marcha la captura de inmediato. Si prefieres no escribir código, Zapier también puede hacerlo. La integración de Granola con Zapier se dispara cuando una nota llega a una carpeta², y desde ahí un paso de webhook puede llamar a la routine.

Mantén el barrido cada hora en cualquier caso. El registro evita que una reunión se capture dos veces, y el barrido recoge lo que el webhook haya dejado escapar.

Anthropic, me encantaría poder lanzar una skill desde un webhook. ¡Por favor, hacedlo realidad!

Qué ha cambiado

Me concentro mejor. Empiezo el día con una nota que dice qué importa, en lugar de abrir seis apps para averiguarlo. Lo puntual tiene su sitio, así que deja de rebotar dentro de mi cabeza.

Me mantiene honesto. Cada promesa que hago en una reunión aparece con una fecha. Cuando entro en una llamada, la nota me dice qué dije que haría la última vez y si lo hice. Algunas mañanas es incómodo. Está pensado para serlo.

Se escapan menos cosas. La ejecución diaria arrastra el día anterior, así que una tarea sin terminar no desaparece.

Ve lo que se me escapó. Esto es lo que más me sorprendió. Señala la pregunta de un hilo que nunca contesté, el seguimiento que se enfrió, lo que alguien mencionó hace dos reuniones y que debería preguntar. Son justo las cosas que yo no pillo por mi cuenta.

Hasta dónde llevarlo

La misma estructura se extiende mucho más allá de la nota diaria:

• 1:1. Antes de cada una, recoge todo lo ocurrido desde la anterior: lo que han entregado, lo que han planteado, lo que les prometiste.
• Reflexiones personales. Una ejecución semanal sobre tus notas diarias que te dice adónde fue tu tiempo, comparado con adónde dijiste que iría.
• Retomar trabajo. Cuando una reunión acaba con “yo escribo la especificación”, un agente puede tener un primer borrador esperándote antes de que salgas de la llamada.

Empieza por la nota diaria. Dale una semana para acumular contexto. Luego mira qué habrías dejado caer sin ella.

Más fácil todavía: pídele a Claude que lea este post y lo configure por ti. Si tu grabadora está conectada, incluso puede reconstruir notas a partir de tus transcripciones pasadas.

Footnotes

1. Trigger a routine through the API, Claude Platform docs ↩

2. Zapier integration, Granola help centre. Paid plans, desktop app only. ↩