Deux agents qui m'aident à rester concentré

Je crois que les meilleurs fondateurs sont honnêtes et fiables. Ils retiennent ce qui compte pour toi, et ils font ce qu’ils ont dit qu’ils feraient.

Être fondateur rend ça très difficile. Tu dis « je t’envoie ça » six fois avant midi. Chaque fois, tu es sincère. Le jeudi, deux de ces promesses ont disparu. Personne ne te relance. Les gens sont polis. Ils te font simplement descendre, très légèrement, dans le classement privé qu’ils tiennent des gens qui font ce qu’ils disent. Quelque part sous le collègue qui réchauffe du poisson au micro-ondes.

Mon système a toujours été le papier, et d’une certaine façon il l’est resté. Écrire en réfléchissant, le stylo sur la page, s’ancre dans ma mémoire comme la frappe au clavier ne l’a jamais fait. Mais le papier est notoirement difficile à fouiller. Impossible de lancer une recherche en texte brut sur une étagère de carnets Leuchtturm, et la promesse lâchée en passant à la minute 43 d’un appel ne s’y est de toute façon jamais retrouvée.

La vérité, c’est que je perdais le fil. Il me fallait une forme de garde-fou.

Certains embaucheraient un assistant personnel pour ça. Quelqu’un qui assiste aux réunions, prend les notes, gère la boîte mail et l’agenda, et te garde honnête. Voici ma version.

Pour la première fois, je pense que l’IA a un effet réel là-dessus. Pas une démo. Un outil sur lequel je compte chaque matin. Je te le recommande vivement, alors voici toute la config, avec chaque prompt.

Ce que ça fait

Deux agents planifiés tournent sur un Mac mini chez moi :

1. La capture des réunions. Chaque heure, il repère les réunions terminées, lit la transcription complète et écrit une note de réunion. Il met à jour une note pour chaque personne et chaque entreprise concernées, extrait chaque engagement avec un responsable et une date, et relie le tout.
2. La note quotidienne. Chaque matin en semaine, il construit mon plan de la journée : les réunions avec le contexte dont j’ai besoin pour y entrer, les retards, les gens qui m’attendent, ce que j’ai oublié, et les petites tâches ponctuelles qui n’arrivent jamais dans Linear.

Je modifie la note quotidienne au fil de la journée. Je coche, je griffonne ce qui est arrivé, j’ajoute des tâches. Le lendemain, l’agent la relit, donc la note de demain sait à quoi ressemblait vraiment aujourd’hui.

Cette boucle est ce qui fait marcher l’ensemble. Aucun des deux agents ne part d’une page blanche. Chaque exécution peut fouiller tout ce qui a été écrit avant : réunions passées, personnes, entreprises, concepts et souvenirs. Quand une note de réunion dit que quelqu’un veut « la mise à jour des prix avant le board », l’agent sait de quelle discussion sur les prix et de quel board il s’agit, parce qu’il peut relire les dernières réunions où les deux sont apparus.

C’est pour ça que les notes sont si justes. Elles deviennent plus utiles plus tu les fais tourner longtemps.

La structure bat l’astuce

Mes notes comptent cinq sections :

• Personnes. Une note par humain. Un résumé glissant en haut, un journal en ajout seul dessous avec chaque interaction.
• Entreprises. Clients, prospects, investisseurs, fournisseurs. Même forme.
• Réunions. Une note par réunion, avec un lien vers la transcription brute.
• Concepts. Recrutement, prix, levée de fonds, une idée de produit. Chaque note de concept indexe toutes les réunions et personnes qui s’y rattachent.
• Souvenirs. Le contexte durable dont les agents ont besoin d’une exécution à l’autre, plus un registre de ce qu’ils ont déjà traité et quand.

Tout est relié à tout. Une note de réunion renvoie à ses participants, à leurs entreprises et aux concepts abordés. Ouvre une personne et tu vois chaque conversation que tu as eue avec elle. Ouvre un concept et tu vois avec qui tu en as discuté.

Les souvenirs font deux métiers. Ils gardent ce qui n’appartient pas à une seule réunion : une décision permanente, une préférence, l’évolution d’une relation. Et ils enregistrent où les agents en sont, pour qu’une exécution qui plante à mi-chemin reprenne là où elle s’est arrêtée au lieu de traiter deux fois la même réunion.

Cette structure compte plus que le modèle. Un agent qui a une place fixe pour chaque chose écrit des notes cohérentes. Un agent à qui on dit de « prendre des notes » peut inventer un nouveau format à chaque exécution.

Donne-lui tout ce dans quoi tu travailles

Les notes seules ne font que la moitié du travail. Connecte ta messagerie (Google ou Outlook), ton agenda, Slack, Notion, Google Drive, Linear, et partout où tu produis du travail. Ensuite, dis aux prompts d’aller voir.

Quand la note quotidienne me prépare à un appel avec quelqu’un, elle ne se contente pas de lire sa note Personnes. Elle fouille ma boîte mail et Slack pour retrouver les échanges récents avec cette personne, déniche le document qu’on éditait ensemble la semaine dernière et vérifie si ce que je lui avais promis à la dernière réunion est bien parti. Pareil pour les entreprises et les concepts.

C’est la différence entre un résumé et un briefing. Chaque exécution récupère ce qui s’est passé depuis, donc les notes gagnent en pertinence à chaque fois.

Choisir les outils

J’utilise NotePlan. Les notes sont en texte brut, stockées chiffrées dans iCloud, ce que j’apprécie pour un outil qui contient autant de ma vie. Le hic : son serveur MCP parle à l’application qui tourne sur un Mac. Pas d’API cloud à brancher. Il te faut donc une machine toujours allumée. La mienne est un Mac mini qui fait office de serveur à la maison, et les deux tâches planifiées y tournent.

Craft fonctionne, mais son MCP est limité et la mise en forme qu’il produit est médiocre. Tu passeras du temps à réparer titres et listes à la main.

Le MCP de Notion est très bon, et si tes notes y vivent déjà, c’est le chemin le plus simple. Je me suis retenu parce que je n’étais pas sûr que ce soit le bon endroit pour mes notes personnelles, à côté d’un espace de travail que je partage avec l’entreprise. Si tu as un Notion personnel, ce souci disparaît.

Pour l’enregistrement, j’utilise Granola. D’autres outils de prise de notes existent. Je l’aime comme bloc-notes pendant une réunion. Pouvoir remonter dans ce qui s’est dit il y a une minute, ou lui poser la question, c’est génial. Ses résumés sont faibles, en revanche, et il est mauvais pour croiser une réunion avec le reste du contexte de mon activité. Il ne sait pas qui sont ces gens, ce qu’on a discuté le mois dernier, ni ce que je leur dois. Je traite donc Granola comme une source de transcriptions, rien de plus. La transcription fait foi. C’est l’agent qui écrit le résumé.

Pour le modèle, j’utilise Opus 5.5. Tu pourrais raisonnablement faire tourner ça sur Sonnet 5 et obtenir de bons résultats. La capture des réunions est la plus exigeante des deux, parce qu’elle doit repérer l’engagement jeté en passant et associer « Sam » au bon Sam.

Le prompt de capture des réunions

Il tourne toutes les heures. Remplace par les noms de tes propres outils et dossiers.

Tu transformes mes réunions terminées en notes. Tu tournes sans supervision,
alors reste silencieux s'il n'y a rien de nouveau.

1. Lis Memories/_ledger. Il liste chaque réunion déjà traitée et la date de
   ta dernière exécution.

2. Liste les réunions de mon enregistreur sur les 7 derniers jours. Ignore
   celles qui figurent dans le registre, qui ont fini il y a moins de
   15 minutes ou qui n'ont pas encore de transcription.

3. Pour chaque nouvelle réunion, récupère la transcription complète. La
   transcription fait foi. Le résumé de l'enregistreur n'est au mieux qu'un
   indice.

4. Avant d'écrire quoi que ce soit, rassemble le contexte :
   - Lis la note Personnes de chaque participant et la note Entreprises de
     son organisation.
   - Cherche dans mes e-mails, Slack, Google Drive et Notion ces personnes,
     cette entreprise et les sujets principaux de la réunion sur les
     30 derniers jours.
   - Cherche dans Concepts et Memories tout ce que la réunion a touché.

5. Écris Meetings/{YYYY-MM-DD} · {Titre court} avec ces sections, dans cet
   ordre, à chaque fois :
   - Résumé : un paragraphe. Ce qui a changé, pas ce qui a été discuté.
   - Points clés : des puces courtes.
   - Décisions : en gras. Omets la section si rien n'a été décidé.
   - Actions : "- [ ] {Responsable} : {action} >{YYYY-MM-DD}"
   - Relie chaque personne, entreprise et concept par son nom.

6. Tire les engagements de la transcription, pas du résumé. Ce qui est dit en
   passant compte : "je t'envoie ça", "je vérifie avec l'équipe". Chaque
   action a un responsable nommé et une date. Si aucune date n'a été
   convenue, déduis-en une raisonnable et marque-la (supposée). Si personne
   n'en est responsable, ce n'est pas une action.

7. Mets à jour Personnes et Entreprises. Cherche les variantes d'orthographe
   et les correspondances sur le prénom avant de créer quoi que ce soit.
   Ajoute une entrée datée au journal et réécris le résumé pour refléter où
   en sont les choses. Si deux notes pourraient désigner la même personne,
   arrête-toi et demande-moi. Ne crée jamais de doublon.

8. Mets à jour Concepts. Ajoute cette réunion à l'index de chaque concept et
   réécris le résumé du concept si son état a changé.

9. Écris dans Memories tout ce qui mérite d'être retenu au-delà de cette
   réunion : une décision permanente, une préférence, un changement dans une
   relation.

10. Ajoute la réunion au registre seulement après avoir écrit toutes les
    notes. Un plantage doit laisser la réunion non traitée et relançable,
    jamais perdue en silence.

Ne marque jamais une tâche comme faite. Ne modifie jamais une entrée de
journal existante. N'attribue jamais une citation à quelqu'un que la
transcription n'en désigne pas comme l'auteur. N'invente jamais un intitulé
de poste, une adresse e-mail ou une entreprise.

Le prompt de la note quotidienne

Il tourne à 06:30 en semaine.

Les premières versions incluaient tout : alertes de connexion, reçus, acceptations d’invitations. Une note pleine de bruit est une note que tu cesses de lire. La solution a été de faire du filtre un refus par défaut. Un élément n’a sa place que s’il franchit un seuil, et la plupart n’y arrivent pas.

Tu écris la note quotidienne d'aujourd'hui.

LE FILTRE. Refus par défaut. Un élément n'a sa place que si :
- une personne nommée attend de moi une réponse, une décision ou un livrable
- je me suis engagé à quelque chose et ce n'est pas fait
- une date ferme le contraint aujourd'hui ou cette semaine
- de l'argent, un contrat ou un recrutement a besoin de moi
- j'ai une réunion aujourd'hui qui demande de la préparation

N'inclus jamais : alertes de connexion et de sécurité, reçus, newsletters,
alertes de CI et de monitoring, acceptations et refus d'invitations, posts de
bots, tout ce où j'étais seulement en copie. Si tu ne peux pas nommer la
personne qui attend ou la date qui contraint, laisse de côté. Une note courte
en laquelle j'ai confiance vaut mieux qu'une longue que je survole.

1. Lis en entier la note quotidienne d'hier. Tout ce qui n'est pas coché est
   reporté. Tout ce que j'ai ajouté à la main te dit sur quoi j'ai vraiment
   travaillé.

2. Lis Memories pour savoir où en sont les choses et ce que tu as noté à la
   dernière exécution.

3. Rassemble : l'agenda du jour, chaque tâche ouverte dans mes notes, les
   e-mails et les DM et mentions Slack des dernières 24 heures (72 le lundi),
   et les tickets Linear qui me sont assignés.

4. Pour chaque réunion du jour, lis les notes Personnes des participants,
   leurs notes Entreprises et ma dernière note de réunion avec eux. Cherche
   dans les e-mails, Slack et Drive les échanges récents avec eux. Dis-moi ce
   que je dois savoir en entrant et ce que je leur dois.

5. Confronte mes promesses à la réalité. Pour chaque engagement ouvert,
   cherche la preuve qu'il est fait : un e-mail envoyé, une réponse Slack,
   une PR fusionnée, un document partagé. Si tu en trouves une, liste-le
   sous "Probablement fait" avec un lien vers la preuve. Ne le coche pas.
   C'est moi qui le fais.

6. Cherche ce que j'ai raté : une question dans un fil restée sans réponse,
   une promesse faite en réunion qui n'est jamais devenue une tâche, une
   conversation silencieuse depuis plus d'une semaine.

7. Écris la note sous cette forme :
   ## Aujourd'hui
   2 à 4 puces. La forme de la journée et la seule chose qui compte le plus.
   ## Réunions
   ### {HH:MM} {Titre} ({participants})
   Où en sont les choses. Ce que je leur dois.
   ## En retard
   ## On m'attend
   - {Personne} : {ce dont elle a besoin} (depuis {date})
   ## Probablement fait, à confirmer
   ## Tu as peut-être raté
   ## Ponctuel
   Omets toute section vide, sauf Aujourd'hui.

8. Mets à jour Memories avec tout ce dont tu auras besoin demain.

Si la note d'aujourd'hui existe déjà, mets-la à jour sur place. Garde tout ce
que j'ai écrit à la main.

Trois prompts à lancer par-dessus

Une fois la note quotidienne en place, ceux-ci la rendent plus facile à utiliser. Tu peux les intégrer au prompt principal ou les lancer à la demande.

Coupe le superflu. La sortie du modèle devient vite bavarde. Cette passe rend la note plus facile à parcourir, et adaptée au TDAH.

Réécris la note d'aujourd'hui pour qu'elle soit plus facile à mettre en
action. Pars du principe que je perds le fil dans un texte dense.
- Une idée par puce. Aucune puce de plus de deux lignes.
- Commence chaque puce par le nom de la personne ou par le verbe.
- Coupe tout ce qui ne change pas ce que je fais aujourd'hui.
- Pas d'intro, pas de résumé de résumés, pas de "il est bon de noter".
- Mets en premier la chose la plus importante, en gras.
- Garde chaque lien, date et tâche. Change les mots, jamais les faits.

Vérifie que c’est vraiment fait. Coché ne veut pas toujours dire fait, et non coché ne veut pas toujours dire pas fait. Ce prompt attrape les deux cas.

Passe en revue chaque tâche de mes notes dont l'échéance tombe dans les
14 derniers jours, ouverte ou cochée. Pour chacune, cherche la preuve que ça
s'est produit : un e-mail envoyé, un message Slack, une PR fusionnée, un
ticket Linear fermé, un document modifié.

Rends trois listes :
- Fait : avec un lien vers la preuve.
- Pas fait : y compris tout ce qui est coché sans preuve derrière.
- Impossible à dire : et ce qui trancherait.

Ne modifie aucune tâche. C'est moi qui le ferai.

Une étape à la fois. Une liste de 14 choses est un mur. Ce prompt en fait une conversation.

Guide-moi dans la note d'aujourd'hui un élément à la fois. Montre-moi
seulement l'élément suivant, le contexte dont j'ai besoin pour lui, et le
premier geste concret à faire.

Puis attends. Quand je réponds :
- "fait" : coche-le et montre l'élément suivant.
- "passe" : continue sans rien changer.
- "plus tard" : donne-lui une nouvelle date, dis-moi ce que tu as choisi, et
  continue.

Quand on arrive à la fin, dis-moi ce qui reste et ce qui a bougé.

Le faire tourner dans le cloud

Si tu n’utilises pas NotePlan, tu n’as pas besoin du Mac mini. Utilise Notion ou Craft et fais tourner les deux agents comme des routines Claude Code dans le cloud.

Un balayage planifié a un défaut : une réunion qui finit à 10:05 attend la prochaine exécution.

Si les webhooks ne te font pas peur, tu peux combler cet écart. Les routines peuvent être déclenchées par une API¹, donc tout ce qui sait qu’une réunion est terminée peut lancer la capture tout de suite. Si tu préfères ne pas écrire de code, Zapier peut aussi le faire. L’intégration Zapier de Granola se déclenche quand une note arrive dans un dossier², et une étape webhook peut appeler la routine à partir de là.

Garde le balayage horaire dans tous les cas. Le registre empêche de capturer une réunion deux fois, et le balayage rattrape ce que le webhook a manqué.

Anthropic, j’adorerais pouvoir déclencher une skill depuis un webhook. Faites-le, s’il vous plaît !

Ce qui a changé

Je me concentre mieux. Je commence la journée avec une seule note qui dit ce qui compte, au lieu d’ouvrir six applis pour le deviner. Les tâches ponctuelles ont un foyer, elles cessent donc de tourner dans ma tête.

Ça me garde honnête. Chaque promesse faite en réunion arrive avec une date. Quand j’entre dans un appel, la note me dit ce que j’avais dit que je ferais la dernière fois et si je l’ai fait. C’est inconfortable certains matins. C’est fait pour ça.

Moins de choses passent entre les mailles. L’exécution quotidienne reporte la veille, donc une tâche inachevée ne disparaît pas.

Ça voit ce que j’ai raté. C’est ce qui m’a le plus surpris. Il signale la question restée sans réponse dans un fil, la relance qui s’est tue, la chose mentionnée il y a deux réunions sur laquelle je devrais revenir. Ce sont exactement les choses que je ne remarque pas moi-même.

Où aller ensuite

La même structure s’étend bien au-delà de la note quotidienne :

• Les 1:1. Avant chacun, ressors tout ce qui s’est passé depuis le dernier : ce que la personne a livré, ce qu’elle a soulevé, ce que tu lui as promis.
• Les réflexions personnelles. Une exécution hebdomadaire sur tes notes quotidiennes qui te dit où est passé ton temps, comparé à où tu avais dit qu’il irait.
• Reprendre le travail. Quand une réunion se termine par « j’écris la spec », un agent peut avoir un premier jet prêt avant que tu aies quitté l’appel.

Commence par la note quotidienne. Laisse-lui une semaine pour accumuler du contexte. Regarde ensuite ce que tu aurais laissé tomber sans elle.

Plus simple encore, demande à Claude de lire ce billet et de tout configurer pour toi. Si ton enregistreur est connecté, il peut même remplir rétroactivement des notes à partir de tes anciennes transcriptions.

Footnotes

1. Trigger a routine through the API, Claude Platform docs ↩

2. Zapier integration, Granola help centre. Paid plans, desktop app only. ↩