Dois agentes que uso pra manter o foco

Acho que os melhores fundadores são honestos e confiáveis. Eles lembram do que importa pra você e fazem o que disseram que iam fazer.

Ser fundador também torna isso muito difícil. Você diz “te mando isso já já” seis vezes antes do almoço. Cada uma é sincera. Na quinta-feira, duas já sumiram. Ninguém cobra. As pessoas estão sendo educadas. Elas só te movem, bem de leve, pra baixo na tabela particular que cada um mantém de quem cumpre o que promete. Em algum lugar abaixo do colega que esquenta peixe no micro-ondas.

Meu sistema sempre foi o papel, e de certa forma ainda é. Escrever enquanto penso, com caneta no papel, fixa na memória de um jeito que digitar nunca fixou. Mas papel é famoso por ser difícil de pesquisar. Não existe busca em texto puro numa prateleira de cadernos Leuchtturm, e a promessa que fiz de passagem no minuto 43 de uma call nunca foi parar em nenhum deles mesmo.

A verdade é que eu estava perdendo o controle das coisas. Eu precisava de alguma forma de prestação de contas.

Tem gente que contrataria um assistente pessoal pra isso. Alguém pra participar das reuniões, tomar as notas, cuidar da caixa de entrada e da agenda, e manter a pessoa honesta. Esta é a minha versão disso.

Pela primeira vez, acho que a IA está causando um efeito real nisso. Não uma demo. Uma coisa em que eu confio toda manhã. Recomendo muito, então aqui vai a configuração inteira, com todos os prompts.

O que ela faz

Dois agentes agendados rodam num Mac mini em casa:

1. Captura de reuniões. Toda hora ele procura reuniões que terminaram, lê a transcrição completa e escreve uma nota da reunião. Atualiza a nota de cada pessoa e empresa envolvida, extrai cada compromisso com um responsável e uma data, e liga tudo.
2. A nota diária. Toda manhã de dia útil ele monta meu plano do dia: reuniões com o contexto que preciso levar, coisas atrasadas, gente esperando por mim, coisas que esqueci e as tarefinhas avulsas que nunca chegam ao Linear.

Eu edito a nota diária ao longo do dia. Marco o que foi feito, rabisco o que apareceu, adiciono tarefas. A execução da manhã seguinte lê essa nota, então a nota de amanhã sabe como o dia de hoje realmente foi.

Esse ciclo é o que faz funcionar. Nenhum dos agentes começa de uma página em branco. Toda execução pode pesquisar a soma de tudo o que foi escrito antes: reuniões passadas, pessoas, empresas, conceitos e memórias. Quando uma nota de reunião diz que alguém quer “a atualização de preços antes do board”, o agente consegue descobrir qual discussão de preços e qual board, porque pode ler as últimas reuniões em que os dois apareceram.

É por isso que as notas são tão precisas. Elas ficam mais úteis quanto mais tempo você roda os agentes.

Estrutura vence esperteza

Minhas notas têm cinco seções:

• Pessoas. Uma nota por ser humano. Um resumo corrente no topo, um registro só de acréscimos com cada interação embaixo.
• Empresas. Clientes, prospects, investidores, fornecedores. Mesmo formato.
• Reuniões. Uma nota por reunião, com um link pra transcrição bruta.
• Conceitos. Contratação, preço, captação, uma ideia de produto. Cada nota de conceito indexa toda reunião e toda pessoa ligada a ele.
• Memórias. Contexto durável que os agentes precisam entre execuções, mais um registro do que já processaram e quando.

Tudo se liga a tudo. Uma nota de reunião liga seus participantes, as empresas deles e os conceitos que tocou. Abra uma pessoa e você vê toda conversa que teve com ela. Abra um conceito e você vê com quem já falou sobre ele.

Memórias faz dois trabalhos. Guarda o que não pertence a uma reunião só: uma decisão permanente, uma preferência, como uma relação mudou. E registra até onde os agentes chegaram, então uma execução que quebra no meio retoma de onde parou em vez de processar a mesma reunião duas vezes.

Essa estrutura importa mais que o modelo. Um agente com um lugar fixo pra cada coisa escreve notas consistentes. Um agente que recebe “tome notas” pode inventar um formato novo a cada execução.

Alimente com tudo em que você trabalha

As notas sozinhas são só metade da história. Conecte seu e-mail (Google ou Outlook), agenda, Slack, Notion, Google Drive, Linear e qualquer outro lugar onde você produz trabalho. Depois mande os prompts consultarem tudo isso.

Quando a nota diária me prepara pra uma call com alguém, ela não lê só a nota da pessoa. Pesquisa minha caixa de entrada e o Slack atrás de conversas recentes com ela, acha o documento que editamos juntos na semana passada e confere se aquilo que prometi na última reunião chegou a ser enviado. O mesmo vale pras empresas e pros conceitos.

Essa é a diferença entre um resumo e um briefing. Cada execução puxa o que aconteceu desde a última, então as notas ficam mais relevantes pra você a cada vez.

Escolhendo as ferramentas

Eu uso o NotePlan. As notas são texto puro, guardadas criptografadas no iCloud, o que eu gosto pra algo que guarda tanto da minha vida. O porém: o servidor MCP dele conversa com o app rodando num Mac. Não tem API na nuvem pra conectar. Então você precisa de uma máquina sempre ligada. A minha é um Mac mini que funciona como servidor doméstico, e as duas tarefas agendadas rodam nele.

O Craft funciona, mas o MCP dele é limitado e a formatação que produz é ruim. Você vai gastar tempo arrumando títulos e listas na mão.

O MCP do Notion é muito bom, e se suas notas já moram lá, é o caminho mais fácil. Eu fiquei de fora porque não tinha certeza se era o lugar certo pra guardar notas pessoais ao lado de um workspace que divido com a empresa. Se você tem um Notion pessoal, essa preocupação some.

Pra gravar, uso o Granola. Existem outros gravadores de reunião. Gosto dele como bloco de rascunho durante a reunião. Poder voltar na rolagem pro que foi dito um minuto atrás, ou perguntar pra ele, é ótimo. Mas os resumos dele são fracos, e ele é ruim em combinar uma reunião com o resto do contexto do meu negócio. Ele não sabe quem são essas pessoas, o que discutimos no mês passado ou o que eu devo a elas. Então trato o Granola como fonte de transcrição e nada mais. A transcrição é a fonte da verdade. O agente escreve o resumo.

Como modelo, uso o Opus 5.5. Dá pra rodar isso no Sonnet 5 com resultados decentes. A captura de reuniões é a mais exigente das duas, porque precisa pegar o compromisso jogado no ar e associar “Sam” ao Sam certo.

O prompt de captura de reuniões

Esse roda de hora em hora. Troque pelos nomes das suas ferramentas e das suas pastas.

Você transforma minhas reuniões encerradas em notas. Você roda sem
supervisão, então fique em silêncio se não houver nada novo.

1. Leia Memories/_ledger. Ele lista cada reunião já processada e quando
   você rodou pela última vez.

2. Liste as reuniões do meu gravador dos últimos 7 dias. Pule as que estão
   no ledger, que terminaram há menos de 15 minutos ou que ainda não têm
   transcrição.

3. Para cada reunião nova, busque a transcrição completa. A transcrição é
   a fonte da verdade. O resumo do próprio gravador é, no máximo, uma dica.

4. Antes de escrever qualquer coisa, reúna contexto:
   - Leia a nota em People de cada participante e a nota em Companies da
     organização deles.
   - Pesquise meu e-mail, Slack, Google Drive e Notion por essas pessoas,
     essa empresa e os principais assuntos da reunião nos últimos 30 dias.
   - Pesquise em Concepts e Memories qualquer coisa que a reunião tenha
     tocado.

5. Escreva Meetings/{YYYY-MM-DD} · {Título curto} com estas seções, nesta
   ordem, sempre:
   - Summary: um parágrafo. O que mudou, não o que foi discutido.
   - Key points: tópicos curtos.
   - Decisions: em negrito. Omita a seção se nada foi decidido.
   - Action items: "- [ ] {Responsável}: {ação} >{YYYY-MM-DD}"
   - Ligue cada pessoa, empresa e conceito pelo nome.

6. Tire os compromissos da transcrição, não do resumo. O que foi dito de
   passagem conta: "te mando isso já já", "deixa eu confirmar com o time".
   Todo action item tem um responsável nomeado e uma data. Se nenhuma data
   foi combinada, deduza uma razoável e marque (assumed). Se ninguém é
   responsável, não é um action item.

7. Atualize People e Companies. Procure variações de grafia e
   correspondências pelo primeiro nome antes de criar qualquer coisa.
   Acrescente uma entrada datada ao registro e reescreva o resumo pra
   refletir onde as coisas estão agora. Se duas notas puderem ser a mesma
   pessoa, pare e me pergunte. Nunca crie duplicata.

8. Atualize Concepts. Adicione esta reunião ao índice de cada conceito e
   reescreva o resumo do conceito se o estado dele mudou.

9. Escreva em Memories tudo o que vale lembrar além desta reunião: uma
   decisão permanente, uma preferência, uma mudança numa relação.

10. Adicione a reunião ao ledger só depois que todas as notas estiverem
    escritas. Uma falha deve deixar a reunião sem processar e pronta pra
    nova tentativa, nunca perdida em silêncio.

Nunca marque uma tarefa como feita. Nunca edite uma entrada existente do
registro. Nunca atribua uma citação a alguém a quem a transcrição não a
atribui. Nunca invente um cargo, um endereço de e-mail ou uma empresa.

O prompt da nota diária

Esse roda às 06:30 nos dias úteis.

As primeiras versões incluíam tudo: alertas de login, recibos, aceites de calendário. Uma nota cheia de ruído é uma nota que você para de ler. A correção foi tornar o filtro de negar por padrão. Uma coisa só ganha lugar se passar de um critério, e a maioria não passa.

Você escreve a nota diária de hoje.

O FILTRO. Negar por padrão. Um item só ganha lugar se:
- uma pessoa nomeada está esperando por mim para uma resposta, decisão ou
  entrega
- eu me comprometi com algo e não está feito
- uma data firme o prende a hoje ou a esta semana
- dinheiro, um negócio ou uma contratação precisa de mim
- tenho uma reunião hoje que exige preparação

Nunca inclua: alertas de login e segurança, recibos, newsletters, alertas
de CI e monitoramento, aceites e recusas de calendário, posts de bots,
qualquer coisa em que eu estava só em cópia. Se você não consegue nomear a
pessoa que espera nem a data que prende, deixe de fora. Uma nota curta em
que eu confio vale mais que uma longa que eu só passo o olho.

1. Leia a nota diária de ontem inteira. Tudo o que não foi marcado passa
   pra frente. Tudo o que adicionei à mão mostra no que eu realmente
   trabalhei.

2. Leia Memories para saber onde as coisas estão e o que você anotou na
   última execução.

3. Reúna: a agenda de hoje, toda tarefa aberta nas minhas notas, e-mail e
   DMs e menções do Slack das últimas 24 horas (72 na segunda-feira) e as
   issues do Linear atribuídas a mim.

4. Para cada reunião de hoje, leia as notas em People dos participantes, as
   notas em Companies deles e minha última nota de reunião com eles.
   Pesquise e-mail, Slack e Drive por conversas recentes com eles. Me diga
   o que preciso saber antes de entrar e o que devo a eles.

5. Confira minhas promessas contra a realidade. Para cada compromisso
   aberto, procure evidência de que foi feito: um e-mail enviado, uma
   resposta no Slack, um PR mergeado, um documento compartilhado. Se
   achar, liste em "Probably done" com um link pra evidência. Não marque
   como feito. Isso eu faço.

6. Procure o que deixei passar: uma pergunta numa conversa que ninguém
   respondeu, uma promessa numa reunião que nunca virou tarefa, uma
   conversa que esfriou por mais de uma semana.

7. Escreva a nota neste formato:
   ## Today
   2 a 4 tópicos. O desenho do dia e a coisa que mais importa.
   ## Meetings
   ### {HH:MM} {Título} ({participantes})
   Onde as coisas estão. O que devo a eles.
   ## Overdue
   ## Waiting on me
   - {Pessoa}: {o que ela precisa} (desde {data})
   ## Probably done, please confirm
   ## You might have missed
   ## Ad hoc
   Deixe de fora qualquer seção vazia, exceto Today.

8. Atualize Memories com tudo o que você vai precisar amanhã.

Se a nota de hoje já existe, atualize no lugar. Mantenha tudo o que escrevi
à mão.

Três prompts pra rodar por cima

Com a nota diária pronta, estes deixam ela mais fácil de usar. Você pode incorporá-los ao prompt principal ou rodar quando quiser.

Corte a enrolação. A saída do modelo tende a ficar prolixa. Essa passada deixa a nota mais fácil de escanear, e amigável pra quem tem TDAH.

Reescreva a nota de hoje pra ficar mais fácil de agir sobre ela. Assuma
que eu perco o fio em texto denso.
- Uma ideia por tópico. Nenhum tópico com mais de duas linhas.
- Comece cada tópico com o nome da pessoa ou com o verbo.
- Corte tudo o que não muda o que eu faço hoje.
- Sem introduções, sem resumo do resumo, sem "vale notar que".
- Ponha a coisa mais importante primeiro, em negrito.
- Mantenha todo link, data e tarefa. Mude as palavras, nunca os fatos.

Confira se está mesmo feito. Marcado nem sempre significa feito, e desmarcado nem sempre significa não feito. Isso pega os dois casos.

Percorra toda tarefa nas minhas notas com prazo nos últimos 14 dias,
aberta ou marcada. Para cada uma, procure prova de que aconteceu: um
e-mail enviado, uma mensagem no Slack, um PR mergeado, uma issue do Linear
fechada, um documento editado.

Relate três listas:
- Done: com um link pra evidência.
- Not done: incluindo tudo o que foi marcado sem evidência por trás.
- Can't tell: e o que resolveria a dúvida.

Não altere nenhuma tarefa. Isso eu faço.

Um passo de cada vez. Uma lista de 14 coisas é uma muralha. Isso transforma a lista numa conversa.

Me conduza pela nota de hoje um item de cada vez. Mostre só o próximo
item, o contexto de que preciso pra ele e a primeira ação física que devo
tomar.

Depois espere. Quando eu responder:
- "done": marque o item e mostre o próximo.
- "skip": passe adiante sem alterar.
- "later": dê uma nova data, me diga qual escolheu e siga em frente.

Quando chegarmos ao fim, me diga o que sobrou e o que mudou de data.

Rodando na nuvem

Se você não usa o NotePlan, não precisa do Mac mini. Use o Notion ou o Craft e rode os dois agentes como rotinas do Claude Code na nuvem.

A varredura agendada tem um defeito: uma reunião que termina às 10:05 espera pela próxima execução.

Se você se sente à vontade com webhooks, dá pra fechar essa brecha. As rotinas podem ser disparadas por uma API¹, então qualquer coisa que saiba que uma reunião acabou pode iniciar a captura na hora. Se você prefere não escrever código, o Zapier também resolve. A integração do Granola com o Zapier dispara quando uma nota cai numa pasta², e um passo de webhook pode chamar a rotina a partir dali.

Mantenha a varredura de hora em hora rodando de qualquer jeito. O ledger impede que uma reunião seja capturada duas vezes, e a varredura pega o que o webhook deixou passar.

Anthropic, eu adoraria disparar uma skill por webhook. Por favor, façam isso acontecer!

O que mudou

Eu foco melhor. Começo o dia com uma nota só que diz o que importa, em vez de abrir seis apps pra descobrir. As coisas avulsas têm um lugar, então param de ficar rodando na minha cabeça.

Ela me mantém honesto. Toda promessa que faço numa reunião aparece com data. Quando entro numa call, a nota me diz o que eu disse que ia fazer da última vez e se fiz. Em algumas manhãs isso incomoda. É pra incomodar mesmo.

Menos coisa escorrega. A execução diária carrega o dia anterior pra frente, então uma tarefa inacabada não desaparece.

Ela vê o que deixei passar. Essa foi a que mais me surpreendeu. Ela sinaliza a pergunta numa conversa que nunca respondi, o acompanhamento que esfriou, a coisa que alguém mencionou duas reuniões atrás e que eu deveria perguntar. São exatamente as coisas que eu mesmo não percebo.

Pra onde levar isso

A mesma estrutura vai bem além da nota diária:

• 1:1s. Antes de cada um, puxe tudo desde o último: o que a pessoa entregou, o que levantou, o que você prometeu a ela.
• Reflexões pessoais. Uma execução semanal sobre suas notas diárias que mostra pra onde seu tempo foi, comparado com pra onde você disse que ia.
• Retomar o trabalho. Quando uma reunião termina com “eu escrevo a spec”, um agente pode deixar um primeiro rascunho esperando antes de você sair da call.

Comece pela nota diária. Dê uma semana pra ela juntar contexto. Depois veja o que você teria deixado cair sem ela.

Mais fácil ainda: peça pro Claude ler este post e configurar tudo pra você. Se seu gravador estiver conectado, ele pode até preencher notas retroativas a partir das suas transcrições antigas.

Footnotes

1. Trigger a routine through the API, Claude Platform docs ↩

2. Zapier integration, Granola help centre. Paid plans, desktop app only. ↩