Dois agentes que uso para manter o foco

Acho que os melhores fundadores são honestos e fiáveis. Lembram-se do que importa para ti e cumprem o que disseram que iam fazer.

Ser fundador também torna isso muito difícil. Dizes “já te envio isso” seis vezes antes do almoço. Cada uma é sincera. À quinta-feira, duas já desapareceram. Ninguém te cobra nada. São educados. Limitam-se a descer-te, bem de leve, na tabela classificativa privada que mantêm das pessoas que fazem o que dizem. Algures abaixo do colega que aquece peixe no micro-ondas.

O meu sistema sempre foi o papel, e de certa forma ainda é. Escrever enquanto penso, com caneta no papel, fica-me na memória como escrever no teclado nunca ficou. Mas o papel é famoso por ser difícil de pesquisar. Não há pesquisa de texto simples numa prateleira de cadernos Leuchtturm, e a promessa que fiz de passagem ao minuto 43 de uma chamada nunca chegou a ir parar a nenhum.

A verdade é que estava a perder o fio às coisas. Precisava de alguma forma de prestação de contas.

Há quem contrate um assistente pessoal para isto. Alguém que esteja nas reuniões, tome notas, trate do correio e do calendário e te mantenha honesto. Esta é a minha versão disso.

Pela primeira vez, acho que a IA está a ter um efeito real aqui. Não é uma demonstração. É uma coisa em que confio todas as manhãs. Recomendo-a muito, por isso aqui fica a configuração completa, com todos os prompts.

O que faz

Dois agentes agendados correm num Mac mini lá em casa:

1. Registo de reuniões. De hora a hora, encontra as reuniões que já acabaram, lê a transcrição completa e escreve uma nota da reunião. Atualiza uma nota para cada pessoa e empresa envolvida, extrai cada compromisso com um responsável e uma data, e liga tudo.
2. A nota diária. Todas as manhãs úteis, monta o meu plano para o dia: reuniões com o contexto que preciso de levar, coisas em atraso, pessoas que estão à minha espera, coisas de que me esqueci, e as pequenas tarefas avulsas que nunca chegam ao Linear.

Edito a nota diária ao longo do dia. Marco o que está feito, rabisco o que surgiu, acrescento tarefas. A execução da manhã seguinte lê-a, por isso a nota de amanhã sabe como foi realmente o dia de hoje.

É esse ciclo que faz tudo funcionar. Nenhum dos agentes parte de uma página em branco. Cada execução pode pesquisar o conjunto de tudo o que foi escrito antes: reuniões passadas, pessoas, empresas, conceitos e memórias. Quando uma nota de reunião diz que alguém quer “a atualização de preços antes da administração”, o agente consegue perceber que discussão de preços e que administração, porque pode ler as últimas reuniões em que ambas apareceram.

É por isso que as notas são tão exatas. Ficam mais úteis quanto mais tempo as deixas a correr.

A estrutura vence a esperteza

As minhas notas têm cinco secções:

• People. Uma nota por pessoa. Um resumo corrente no topo e, por baixo, um registo só de acrescentos de cada interação.
• Companies. Clientes, potenciais clientes, investidores, fornecedores. Mesma forma.
• Meetings. Uma nota por reunião, com uma ligação para a transcrição em bruto.
• Concepts. Contratação, preços, angariação de fundos, uma ideia de produto. Cada nota de conceito indexa todas as reuniões e pessoas que lhe estão ligadas.
• Memories. Contexto duradouro de que os agentes precisam entre execuções, mais um registo do que já processaram e quando.

Tudo se liga a tudo. Uma nota de reunião liga os participantes, as suas empresas e os conceitos que tocou. Abres uma pessoa e vês todas as conversas que tiveste com ela. Abres um conceito e vês com quem o discutiste.

As Memories fazem dois trabalhos. Guardam o que não pertence a uma só reunião: uma decisão em vigor, uma preferência, a forma como uma relação mudou. E registam onde os agentes ficaram, para que uma execução que falha a meio retome do ponto onde estava, em vez de processar a mesma reunião duas vezes.

Esta estrutura importa mais do que o modelo. Um agente com um lugar fixo para cada coisa escreve notas consistentes. Um agente a quem se diz “toma notas” pode inventar um formato novo a cada execução.

Alimenta-o com tudo em que trabalhas

As notas, sozinhas, são só metade da história. Liga o teu correio (Google ou Outlook), o calendário, o Slack, o Notion, o Google Drive, o Linear e qualquer outro sítio onde crias trabalho. Depois diz aos prompts para os consultarem.

Quando a nota diária me prepara para uma chamada com alguém, não lê só a nota da pessoa em People. Pesquisa no meu correio e no Slack as conversas recentes com ela, encontra o documento que estávamos os dois a editar na semana passada e verifica se aquilo que lhe prometi na última reunião chegou a sair. O mesmo vale para empresas e conceitos.

Esta é a diferença entre um resumo e um briefing. Cada execução vai buscar o que aconteceu entretanto, por isso as notas ficam mais relevantes para ti de cada vez.

Escolher as ferramentas

Uso o NotePlan. As notas são texto simples, guardadas encriptadas no iCloud, o que me agrada para algo que contém tanto sobre a minha vida. O senão: o servidor MCP dele fala com a aplicação a correr num Mac. Não há API na nuvem a que te ligares. Por isso precisas de uma máquina sempre ligada. A minha é um Mac mini que faz de servidor doméstico, e as duas tarefas agendadas correm lá.

O Craft funciona, mas o MCP dele é limitado e a formatação que produz é fraca. Vais gastar tempo a corrigir títulos e listas à mão.

O MCP do Notion é muito bom e, se as tuas notas já vivem lá, é o caminho mais fácil. Eu hesitei porque não tinha a certeza de que fosse o sítio certo para guardar notas pessoais ao lado de um espaço de trabalho partilhado com a empresa. Se tens um Notion pessoal, essa preocupação desaparece.

Para gravar, uso o Granola. Há outros gravadores de notas. Gosto dele como bloco de rascunhos durante a reunião. Poder recuar no que foi dito há um minuto, ou perguntar-lho, é ótimo. Mas os resumos são fracos e ele é mau a cruzar uma reunião com o resto do contexto do meu negócio. Não sabe quem são estas pessoas, o que discutimos no mês passado, nem o que lhes devo. Por isso trato o Granola como fonte de transcrições e nada mais. A transcrição é a fonte de verdade. O agente escreve o resumo.

Para o modelo, uso o Opus 5.5. Podes perfeitamente correr isto no Sonnet 5 e obter resultados decentes. O registo de reuniões é o mais exigente dos dois, porque tem de apanhar o compromisso dito de raspão e ligar o “Sam” ao Sam certo.

O prompt do registo de reuniões

Corre de hora a hora. Troca pelos nomes das tuas ferramentas e das tuas pastas.

You turn my finished meetings into notes. You run unattended, so stay silent
if there's nothing new.

1. Read Memories/_ledger. It lists every meeting already processed and when
   you last ran.

2. List meetings from my recorder for the last 7 days. Skip any that are in
   the ledger, ended less than 15 minutes ago, or have no transcript yet.

3. For each new meeting, fetch the full transcript. The transcript is the
   source of truth. The recorder's own summary is a hint at best.

4. Before writing anything, gather context:
   - Read the People note for every attendee and the Companies note for
     their organisation.
   - Search my email, Slack, Google Drive and Notion for those people, that
     company and the meeting's main topics over the last 30 days.
   - Search Concepts and Memories for anything the meeting touched.

5. Write Meetings/{YYYY-MM-DD} · {Short title} with these sections, in this
   order, every time:
   - Summary: one paragraph. What changed, not what was discussed.
   - Key points: short bullets.
   - Decisions: in bold. Leave the section out if nothing was decided.
   - Action items: "- [ ] {Owner}: {action} >{YYYY-MM-DD}"
   - Link every person, company and concept by name.

6. Pull commitments from the transcript, not the summary. Things said in
   passing count: "I'll send that over", "let me check with the team".
   Every action item has a named owner and a date. If no date was agreed,
   infer a sensible one and mark it (assumed). If nobody owns it, it isn't
   an action item.

7. Update People and Companies. Search for spelling variants and first-name
   matches before creating anything. Append a dated entry to the log and
   rewrite the summary to reflect where things now stand. If two notes could
   be the same person, stop and ask me. Never create a duplicate.

8. Update Concepts. Add this meeting to each concept's index and rewrite the
   concept's summary if its state changed.

9. Write anything worth remembering beyond this meeting to Memories: a
   standing decision, a preference, a change in a relationship.

10. Add the meeting to the ledger only after every note is written. A crash
    should leave the meeting unprocessed and retryable, never silently lost.

Never mark a task done. Never edit an existing log entry. Never attribute a
quote to someone the transcript doesn't attribute it to. Never invent a job
title, email address or company.

O prompt da nota diária

Corre às 06:30 nos dias úteis.

As primeiras versões incluíam tudo: alertas de início de sessão, recibos, aceitações de calendário. Uma nota cheia de ruído é uma nota que deixas de ler. A solução foi tornar o filtro negado por omissão. Uma coisa só ganha lugar se passar um critério, e a maioria não passa.

You write today's daily note.

THE FILTER. Default deny. An item earns a place only if:
- a named person is waiting on me for a reply, decision or deliverable
- I committed to something and it isn't done
- a hard date binds it today or this week
- money, a deal or a hire needs me
- I have a meeting today that needs preparation

Never include: login and security alerts, receipts, newsletters, CI and
monitoring alerts, calendar accepts and declines, bot posts, anything I was
only copied on. If you can't name the person waiting or the date that binds,
leave it out. A short note I trust beats a long one I skim.

1. Read yesterday's daily note in full. Anything unticked carries forward.
   Anything I added by hand tells you what I actually worked on.

2. Read Memories for where things stand and what you noted last run.

3. Gather: today's calendar, every open task in my notes, email and Slack
   DMs and mentions from the last 24 hours (72 on a Monday), and Linear
   issues assigned to me.

4. For each meeting today, read the attendees' People notes, their Companies
   notes and my last meeting note with them. Search email, Slack and Drive
   for recent threads with them. Tell me what I need to walk in knowing and
   what I owe them.

5. Check my promises against reality. For every open commitment, look for
   evidence it's done: a sent email, a Slack reply, a merged PR, a shared
   doc. If you find it, list it under "Probably done" with a link to the
   evidence. Don't tick it. I do that.

6. Look for what I missed: a question in a thread nobody answered, a promise
   in a meeting that never became a task, a conversation that's gone quiet
   for over a week.

7. Write the note in this shape:
   ## Today
   2 to 4 bullets. The shape of the day and the one thing that matters most.
   ## Meetings
   ### {HH:MM} {Title} ({attendees})
   Where things stand. What I owe them.
   ## Overdue
   ## Waiting on me
   - {Person}: {what they need} (since {date})
   ## Probably done, please confirm
   ## You might have missed
   ## Ad hoc
   Leave out any section that's empty, except Today.

8. Update Memories with anything you'll need tomorrow.

If today's note already exists, update it in place. Keep anything I've
written by hand.

Três prompts para correr por cima

Quando a nota diária existir, estes tornam-na mais fácil de usar. Podes integrá-los no prompt principal ou corrê-los quando precisares.

Corta a palha. O texto dos modelos tende a inchar. Esta passagem torna a nota mais fácil de percorrer e amiga de quem tem PHDA.

Rewrite today's note so it's easier to act on. Assume I lose the thread in
dense text.
- One idea per bullet. No bullet longer than two lines.
- Start each bullet with the person's name or the verb.
- Cut anything that doesn't change what I do today.
- No intros, no summaries of summaries, no "it's worth noting".
- Put the single most important thing first, in bold.
- Keep every link, date and task. Change the words, never the facts.

Confirma que está mesmo feito. Marcado nem sempre quer dizer feito, e por marcar nem sempre quer dizer por fazer. Isto apanha as duas situações.

Go through every task in my notes due in the last 14 days, open or ticked.
For each, look for proof it happened: a sent email, a Slack message, a
merged PR, a closed Linear issue, an edited doc.

Report three lists:
- Done: with a link to the evidence.
- Not done: including anything ticked with no evidence behind it.
- Can't tell: and what would settle it.

Don't change any task. I'll do that.

Um passo de cada vez. Uma lista de 14 coisas é uma muralha. Isto transforma-a numa conversa.

Walk me through today's note one item at a time. Show me only the next item,
the context I need for it, and the first physical action I should take.

Then wait. When I reply:
- "done": tick it and show the next item.
- "skip": move on without changing it.
- "later": give it a new date, tell me what you chose, and move on.

When we reach the end, tell me what's left and what moved.

Correr na nuvem

Se não usas o NotePlan, não precisas do Mac mini. Usa o Notion ou o Craft e corre os dois agentes como rotinas do Claude Code na nuvem.

Uma varredura agendada tem um defeito: uma reunião que acaba às 10:05 espera pela execução seguinte.

Se estás à vontade com webhooks, podes fechar essa janela. As rotinas podem ser disparadas por uma API¹, por isso qualquer coisa que saiba que uma reunião terminou pode lançar o registo de imediato. Se preferes não escrever código, o Zapier também o faz. A integração do Granola com o Zapier dispara quando uma nota cai numa pasta², e um passo de webhook pode chamar a rotina a partir daí.

Mantém a varredura horária a correr, seja como for. O registo impede que uma reunião seja capturada duas vezes, e a varredura apanha o que o webhook falhou.

Anthropic, adorava poder disparar uma skill a partir de um webhook. Façam isso acontecer, por favor!

O que mudou

Concentro-me melhor. Começo o dia com uma nota que diz o que importa, em vez de abrir seis aplicações para o descobrir. As coisas avulsas têm onde morar, por isso deixam de me andar a bater na cabeça.

Mantém-me honesto. Cada promessa que faço numa reunião aparece com uma data. Quando entro numa chamada, a nota diz-me o que prometi fazer da última vez e se o fiz. Algumas manhãs é desconfortável. É para ser.

Menos coisas se perdem pelo caminho. A execução diária leva o dia anterior consigo, por isso uma tarefa por acabar não desaparece.

Vê o que me escapou. Esta foi a que mais me surpreendeu. Assinala a pergunta numa conversa a que nunca respondi, o seguimento que ficou calado, a coisa que alguém mencionou há duas reuniões e sobre a qual eu devia perguntar. São exatamente as coisas que eu próprio não apanho.

Para onde levar isto a seguir

A mesma estrutura estende-se bem para lá da nota diária:

• Reuniões 1:1. Antes de cada uma, junta tudo desde a última: o que a pessoa entregou, o que levantou, o que lhe prometeste.
• Reflexões pessoais. Uma execução semanal sobre as tuas notas diárias que te diz para onde foi o teu tempo, comparado com o que disseste que ia.
• Retomar trabalho. Quando uma reunião acaba com “eu escrevo a especificação”, um agente pode ter um primeiro rascunho à espera antes de saíres da chamada.

Começa pela nota diária. Dá-lhe uma semana para acumular contexto. Depois olha para o que terias deixado cair sem ela.

Ainda mais fácil: pede ao Claude que leia este artigo e a configure por ti. Se o teu gravador estiver ligado, pode até preencher notas retroativas a partir das tuas transcrições antigas.

Footnotes

1. Trigger a routine through the API, Claude Platform docs ↩

2. Zapier integration, Granola help centre. Planos pagos, só na aplicação de computador. ↩