Twee agents die me gefocust houden

Volgens mij zijn de beste oprichters eerlijk en betrouwbaar. Ze onthouden wat voor jou belangrijk is en ze doen wat ze zeiden dat ze zouden doen.

Oprichter zijn maakt dat ook erg moeilijk. Je zegt voor de lunch zes keer “ik stuur het zo even door”. Elke keer meen je het. Donderdag zijn er twee van weg. Niemand zeurt erover. Ze zijn beleefd. Ze zetten je alleen heel licht een plekje lager op de privéranglijst die ze bijhouden van mensen die doen wat ze zeggen. Ergens onder die collega die vis opwarmt in de magnetron.

Mijn systeem is altijd papier geweest en eigenlijk is het dat nog steeds. Schrijven terwijl ik denk, pen op papier, blijft in mijn geheugen hangen zoals typen nooit heeft gedaan. Maar papier is beroemd slecht doorzoekbaar. Je kunt niet in platte tekst zoeken door een plank vol Leuchtturm-schriften, en de belofte die ik op minuut 43 van een call tussen neus en lippen door deed, kwam er toch al nooit in terecht.

Eerlijk is eerlijk: ik raakte dingen kwijt. Ik had een vorm van verantwoording nodig.

Sommige mensen nemen daarvoor een persoonlijk assistent aan. Iemand die bij de meetings zit, de notities maakt, de inbox en de agenda beheert en je scherp houdt. Dit is mijn versie daarvan.

Voor het eerst denk ik dat AI hier echt iets doet. Geen demo. Iets waar ik elke ochtend op leun. Ik raad het je sterk aan, dus hier is de hele setup, inclusief elke prompt.

Wat het doet

Twee geplande agents draaien op een Mac mini thuis:

1. Meeting capture. Elk uur zoekt hij meetings die afgelopen zijn, leest hij het volledige transcript en schrijft hij een meetingnotitie. Hij werkt de notitie bij van elke betrokken persoon en elk bedrijf, haalt elke afspraak eruit met een eigenaar en een datum, en koppelt alles aan elkaar.
2. De dagnotitie. Elke werkdagochtend bouwt hij mijn plan voor de dag: meetings met de context die ik nodig heb om binnen te lopen, dingen die over tijd zijn, mensen die op mij wachten, dingen die ik vergeten ben, en de kleine ad-hoctaken die nooit in Linear terechtkomen.

Ik pas de dagnotitie de hele dag aan. Dingen afvinken, krabbelen wat er tussendoor kwam, taken toevoegen. De run van de volgende ochtend leest die notitie, dus de notitie van morgen weet hoe vandaag er echt uitzag.

Die lus laat het werken. Geen van beide agents begint met een blanco pagina. Elke run kan alles doorzoeken wat eerder is geschreven: eerdere meetings, mensen, bedrijven, concepten en herinneringen. Als een meetingnotitie zegt dat iemand “de prijsupdate vóór het board” wil, kan de agent uitzoeken welk prijsgesprek en welk board, omdat hij de laatste meetings kan lezen waarin beide ter sprake kwamen.

Daarom zijn de notities zo nauwkeurig. Ze worden nuttiger naarmate je ze langer draait.

Structuur wint van slimheid

Mijn notities hebben vijf onderdelen:

• People. Eén notitie per mens. Bovenaan een doorlopende samenvatting, eronder een logboek waar alleen aan wordt toegevoegd, van elk contact.
• Companies. Klanten, prospects, investeerders, leveranciers. Zelfde vorm.
• Meetings. Eén notitie per meeting, met een link naar het ruwe transcript.
• Concepts. Werving, prijzen, fondsenwerving, een productidee. Elke conceptnotitie indexeert elke meeting en persoon die ermee te maken heeft.
• Memories. Blijvende context die de agents tussen runs nodig hebben, plus een grootboek van wat ze al verwerkt hebben en wanneer.

Alles linkt naar alles. Een meetingnotitie linkt naar de aanwezigen, hun bedrijven en de concepten die aan bod kwamen. Open een persoon en je ziet elk gesprek dat je met hem of haar hebt gehad. Open een concept en je ziet met wie je erover hebt gesproken.

Memories doet twee dingen. Het bewaart wat niet bij één meeting hoort: een vaste beslissing, een voorkeur, hoe een relatie is verschoven. En het houdt bij waar de agents zijn gebleven, zodat een run die halverwege crasht verdergaat waar hij ophield in plaats van dezelfde meeting twee keer te verwerken.

Deze structuur telt zwaarder dan het model. Een agent met een vaste plek voor alles schrijft consistente notities. Een agent die je zegt “maak notities” kan elke run een nieuw format verzinnen.

Voed het met alles waarin je werkt

De notities alleen zijn maar de helft. Koppel je e-mail (Google of Outlook), agenda, Slack, Notion, Google Drive, Linear en alles waar je verder werk maakt. Zeg de prompts dan dat ze die moeten checken.

Als de dagnotitie me voorbereidt op een call met iemand, leest hij niet alleen hun People-notitie. Hij zoekt in mijn inbox en Slack naar recente threads met die persoon, vindt het document waar we vorige week allebei in zaten te werken, en checkt of het ding dat ik in de laatste meeting beloofde ooit is verstuurd. Hetzelfde geldt voor bedrijven en concepten.

Dat is het verschil tussen een samenvatting en een briefing. Elke run haalt binnen wat er sindsdien is gebeurd, dus de notities worden elke keer relevanter voor jou.

De tools kiezen

Ik gebruik NotePlan. Notities zijn platte tekst, versleuteld opgeslagen in iCloud, en dat vind ik fijn voor iets dat zoveel over mijn leven bevat. De keerzijde: de MCP-server praat met de app die op een Mac draait. Er is geen cloud-API om op aan te sluiten. Je hebt dus een machine nodig die altijd aan staat. De mijne is een Mac mini als thuisserver, en beide geplande taken draaien daar.

Craft werkt, maar de MCP is beperkt en de opmaak die eruit komt is slecht. Je bent tijd kwijt aan het met de hand repareren van koppen en lijsten.

De MCP van Notion is erg goed, en als je notities daar al staan is het de makkelijkste weg. Ik hield me in omdat ik niet zeker wist of het de juiste plek was voor persoonlijke notities naast een workspace die ik met het bedrijf deel. Heb je een persoonlijke Notion, dan vervalt die zorg.

Voor opnemen gebruik ik Granola. Er zijn andere notulisten. Ik vind het fijn als schetsblok tijdens een meeting. Even terugscrollen naar wat een minuut geleden werd gezegd, of het erom vragen, is top. De samenvattingen zijn wel zwak, en het is slecht in het combineren van een meeting met de rest van mijn bedrijfscontext. Het weet niet wie die mensen zijn, wat we vorige maand bespraken of wat ik hun schuldig ben. Dus ik behandel Granola als de bron van het transcript en meer niet. Het transcript is de waarheid. De agent schrijft de samenvatting.

Als model gebruik ik Opus 5.5. Je kunt dit realistisch gezien op Sonnet 5 draaien en een prima resultaat krijgen. Meeting capture is de zwaarste van de twee, omdat hij de terloopse afspraak moet opvangen en “Sam” aan de juiste Sam moet koppelen.

De meeting capture-prompt

Deze draait elk uur. Vervang de toolnamen en mapnamen door je eigen.

You turn my finished meetings into notes. You run unattended, so stay silent
if there's nothing new.

1. Read Memories/_ledger. It lists every meeting already processed and when
   you last ran.

2. List meetings from my recorder for the last 7 days. Skip any that are in
   the ledger, ended less than 15 minutes ago, or have no transcript yet.

3. For each new meeting, fetch the full transcript. The transcript is the
   source of truth. The recorder's own summary is a hint at best.

4. Before writing anything, gather context:
   - Read the People note for every attendee and the Companies note for
     their organisation.
   - Search my email, Slack, Google Drive and Notion for those people, that
     company and the meeting's main topics over the last 30 days.
   - Search Concepts and Memories for anything the meeting touched.

5. Write Meetings/{YYYY-MM-DD} · {Short title} with these sections, in this
   order, every time:
   - Summary: one paragraph. What changed, not what was discussed.
   - Key points: short bullets.
   - Decisions: in bold. Leave the section out if nothing was decided.
   - Action items: "- [ ] {Owner}: {action} >{YYYY-MM-DD}"
   - Link every person, company and concept by name.

6. Pull commitments from the transcript, not the summary. Things said in
   passing count: "I'll send that over", "let me check with the team".
   Every action item has a named owner and a date. If no date was agreed,
   infer a sensible one and mark it (assumed). If nobody owns it, it isn't
   an action item.

7. Update People and Companies. Search for spelling variants and first-name
   matches before creating anything. Append a dated entry to the log and
   rewrite the summary to reflect where things now stand. If two notes could
   be the same person, stop and ask me. Never create a duplicate.

8. Update Concepts. Add this meeting to each concept's index and rewrite the
   concept's summary if its state changed.

9. Write anything worth remembering beyond this meeting to Memories: a
   standing decision, a preference, a change in a relationship.

10. Add the meeting to the ledger only after every note is written. A crash
    should leave the meeting unprocessed and retryable, never silently lost.

Never mark a task done. Never edit an existing log entry. Never attribute a
quote to someone the transcript doesn't attribute it to. Never invent a job
title, email address or company.

De prompt voor de dagnotitie

Deze draait op werkdagen om 06:30.

De eerste versies namen alles mee: inlogmeldingen, bonnetjes, agenda-acceptaties. Een notitie vol ruis is een notitie die je niet meer leest. De oplossing was een filter dat standaard weigert. Iets krijgt alleen een plek als het een drempel haalt, en de meeste dingen halen hem niet.

You write today's daily note.

THE FILTER. Default deny. An item earns a place only if:
- a named person is waiting on me for a reply, decision or deliverable
- I committed to something and it isn't done
- a hard date binds it today or this week
- money, a deal or a hire needs me
- I have a meeting today that needs preparation

Never include: login and security alerts, receipts, newsletters, CI and
monitoring alerts, calendar accepts and declines, bot posts, anything I was
only copied on. If you can't name the person waiting or the date that binds,
leave it out. A short note I trust beats a long one I skim.

1. Read yesterday's daily note in full. Anything unticked carries forward.
   Anything I added by hand tells you what I actually worked on.

2. Read Memories for where things stand and what you noted last run.

3. Gather: today's calendar, every open task in my notes, email and Slack
   DMs and mentions from the last 24 hours (72 on a Monday), and Linear
   issues assigned to me.

4. For each meeting today, read the attendees' People notes, their Companies
   notes and my last meeting note with them. Search email, Slack and Drive
   for recent threads with them. Tell me what I need to walk in knowing and
   what I owe them.

5. Check my promises against reality. For every open commitment, look for
   evidence it's done: a sent email, a Slack reply, a merged PR, a shared
   doc. If you find it, list it under "Probably done" with a link to the
   evidence. Don't tick it. I do that.

6. Look for what I missed: a question in a thread nobody answered, a promise
   in a meeting that never became a task, a conversation that's gone quiet
   for over a week.

7. Write the note in this shape:
   ## Today
   2 to 4 bullets. The shape of the day and the one thing that matters most.
   ## Meetings
   ### {HH:MM} {Title} ({attendees})
   Where things stand. What I owe them.
   ## Overdue
   ## Waiting on me
   - {Person}: {what they need} (since {date})
   ## Probably done, please confirm
   ## You might have missed
   ## Ad hoc
   Leave out any section that's empty, except Today.

8. Update Memories with anything you'll need tomorrow.

If today's note already exists, update it in place. Keep anything I've
written by hand.

Drie prompts om erbovenop te draaien

Zodra de dagnotitie bestaat, maken deze hem makkelijker te gebruiken. Je kunt ze in de hoofdprompt opnemen of op verzoek draaien.

Haal het vet eraf. Modeloutput wordt langzaam breedsprakig. Deze ronde maakt de notitie beter scanbaar, en ADHD-vriendelijk.

Rewrite today's note so it's easier to act on. Assume I lose the thread in
dense text.
- One idea per bullet. No bullet longer than two lines.
- Start each bullet with the person's name or the verb.
- Cut anything that doesn't change what I do today.
- No intros, no summaries of summaries, no "it's worth noting".
- Put the single most important thing first, in bold.
- Keep every link, date and task. Change the words, never the facts.

Check dat het echt klaar is. Afgevinkt betekent niet altijd klaar, en niet afgevinkt betekent niet altijd niet gedaan. Dit vangt beide.

Go through every task in my notes due in the last 14 days, open or ticked.
For each, look for proof it happened: a sent email, a Slack message, a
merged PR, a closed Linear issue, an edited doc.

Report three lists:
- Done: with a link to the evidence.
- Not done: including anything ticked with no evidence behind it.
- Can't tell: and what would settle it.

Don't change any task. I'll do that.

Eén stap tegelijk. Een lijst van 14 dingen is een muur. Dit maakt er een gesprek van.

Walk me through today's note one item at a time. Show me only the next item,
the context I need for it, and the first physical action I should take.

Then wait. When I reply:
- "done": tick it and show the next item.
- "skip": move on without changing it.
- "later": give it a new date, tell me what you chose, and move on.

When we reach the end, tell me what's left and what moved.

Draaien in de cloud

Gebruik je geen NotePlan, dan heb je de Mac mini niet nodig. Gebruik Notion of Craft en draai beide agents als Claude Code routines in de cloud.

Een geplande sweep heeft één nadeel: een meeting die om 10:05 eindigt, wacht op de volgende run.

Als je webhooks aankunt, kun je dat gat dichten. Routines kun je afvuren via een API¹, dus alles wat weet dat een meeting klaar is, kan de capture meteen starten. Wil je geen code schrijven, dan kan Zapier het ook. De Zapier-integratie van Granola gaat af wanneer een notitie in een map belandt², en vanuit een webhookstap kun je de routine aanroepen.

Laat de uurlijkse sweep hoe dan ook draaien. Het grootboek voorkomt dat een meeting twee keer wordt vastgelegd, en de sweep vangt alles wat de webhook miste.

Anthropic, ik wil graag een skill via een webhook kunnen starten. Maak het alsjeblieft mogelijk!

Wat er veranderde

Ik focus beter. Ik begin de dag met één notitie die zegt wat telt, in plaats van zes apps te openen om dat uit te zoeken. De ad-hocdingen hebben een thuis, dus ze rammelen niet meer door mijn hoofd.

Het houdt me eerlijk. Elke belofte die ik in een meeting doe, komt terug met een datum erbij. Als ik een call in loop, vertelt de notitie me wat ik de vorige keer zei te zullen doen en of ik dat ook deed. Dat is sommige ochtenden ongemakkelijk. Zo is het bedoeld.

Minder valt tussen wal en schip. De dagelijkse run neemt gisteren mee, dus een onaffe taak verdwijnt niet.

Het ziet wat ik miste. Dit verraste me het meest. Het markeert de vraag in een thread die ik nooit beantwoordde, de follow-up die stil viel, het ding dat iemand twee meetings geleden noemde en waar ik naar moet vragen. Precies de dingen die ik zelf niet opmerk.

Waar je het naartoe kunt brengen

Dezelfde structuur reikt veel verder dan de dagnotitie:

• 1:1s. Haal voor elk gesprek alles op sinds de vorige: wat ze opleverden, wat ze aankaartten, wat jij ze beloofde.
• Persoonlijke reflecties. Een wekelijkse run over je dagnotities die laat zien waar je tijd heen ging, afgezet tegen waar je zei dat die heen zou gaan.
• Werk oppakken. Als een meeting eindigt met “ik schrijf de spec uit”, kan een agent een eerste concept klaar hebben liggen voordat je de call hebt verlaten.

Begin met de dagnotitie. Geef hem een week om context op te bouwen. Kijk dan wat je zonder hem had laten vallen.

Nog makkelijker: vraag Claude om dit bericht te lezen en het voor je in te richten. Als je recorder gekoppeld is, kan hij zelfs notities terugvullen uit je oude transcripten.

Footnotes

1. Trigger a routine through the API, Claude Platform docs ↩

2. Zapier integration, Granola help centre. Paid plans, desktop app only. ↩